Nederlandstalige ondersteuning en documentatie
Geen taalbarrière bij implementatie, training of support.
Zoho RPA en Collabotics: procesautomatisering die werkt in de systemen die je al hebt
Elke organisatie heeft er minimaal één: een systeem dat niet koppelt. Een branchepakket van vijftien jaar oud, een overheidsportaal, een leveranciersomgeving, een boekhoudprogramma dat alleen exporteert via een Excel-download.
Het systeem dat geen API heeft, maar wel het werk bevat
Die systemen zijn niet slecht, maar ze staan wel los. Gegevens die erin zitten, moet iemand eruit halen en ergens anders inzetten. Handmatig, elke keer.
Dat is het probleem dat RPA oplost. Niet door het systeem te vervangen, maar door er een softwarebot op te zetten die precies doet wat een medewerker zou doen: inloggen, navigeren, lezen, kopiëren, invullen, opslaan, versturen. De bot werkt op schermniveau (de gebruikersinterface) en heeft geen API nodig. Hij bedient het systeem zoals een mens dat doet, alleen sneller, foutloos en vierentwintig uur per dag.
Robotic Process Automation is niet nieuw, maar de toegankelijkheid ervan is dat wel. Waar RPA vroeger voorbehouden was aan enterprise-organisaties met een intern automatiseringsteam en enterprise-budgetten, zijn er nu platforms die diezelfde technologie bereikbaar maken voor organisaties van alle groottes. Zoho RPA en Collabotics zijn de twee platformen waarmee wij dat realiseren.
Zoho RPA: automatisering ingebouwd in je Zoho-omgeving
Zoho RPA is het RPA-platform van Zoho, en het onderscheidt zich op één punt dat voor de meeste Zoho-gebruikers direct relevant is: het is geen losstaande tool maar een geïntegreerd onderdeel van het Zoho-ecosysteem.
De kern is een recorder-gebaseerde botbouwer. Je voert een handeling één keer uit (je klikt, typt, navigeert) en het platform legt dat vast als een herbruikbare automatisering. Voor wie meer controle wil, is er een visuele drag-and-drop-ontwerper waarmee je de stappen handmatig opbouwt en logica toevoegt.
Wat Zoho RPA biedt:
Collabotics: enterprise-grade RPA met een realistisch prijskaartje
Collabotics is een Nederlands RPA-platform gebouwd op enterprise-beveiligingsniveau (inclusief versleuteld inlogbeheer, volledige botactiviteitslogging en auditeerbare uitvoeringshistorie) en toch toegankelijk voor middelgrote organisaties die geen intern automatiseringsteam hebben.
Mobile XL is de eerste en enige officiële implementatiepartner van Collabotics in Nederland. Dat partnerschap is gericht op precies die organisaties: groter dan een startup, kleiner dan een multinational, en klaar om processen te automatiseren zonder het enterprise-prijskaartje dat de grote RPA-platformen meebrengen.
Collabotics is sterk in situaties waar compliance en veiligheid geen bijzaak zijn. In sectoren als financiële dienstverlening, zorg, overheid en onderwijs zijn vereisten rondom toegangscontrole, logging en AVG geen aanbevelingen maar harde eisen. Collabotics is met die eisen als vertrekpunt gebouwd.
Praktische voordelen voor Nederlandse organisaties:
Data- en hostinglocatie in de EU
Relevant voor AVG en sectorspecifieke vereisten rond dataopslag.
Korte implementatielijn
Als eerste implementatiepartner kennen wij het platform door en door. Dat betekent kortere doorlooptijd, minder onverwachte hobbels en een directe lijn naar het platform.
Systeemonafhankelijk
Collabotics werkt op schermniveau en is daardoor inzetbaar bij vrijwel elk systeem, ook de branchespecifieke pakketten die geen API hebben.
Wanneer kies je Zoho RPA en wanneer Collabotics?
| Je situatie | Waarschijnlijk |
|---|---|
| Je werkt al met Zoho One of andere Zoho-apps | Zoho RPA |
| Je wilt een lage drempel en betalen naar gebruik | Zoho RPA |
| Je hebt enterprise-beveiligingsvereisten of sectorregels | Collabotics |
| Je werkt in een gereguleerde sector | Collabotics |
| Je wilt een Nederlandse implementatiepartner met NL-support | Collabotics |
| Beide situaties zijn van toepassing | Wij adviseren op basis van de specifieke situatie |
| Je bent onzeker over welk platform past | Wij helpen je kiezen |
De keuze is niet altijd exclusief. Sommige organisaties zetten Collabotics in voor de compliance-gevoelige processen en Zoho RPA voor de routinematige automatiseringen die naadloos in de Zoho-omgeving passen.
Probeer Zoho RPA gratis
Voor organisaties die op Zoho One werken, maakt Zoho RPA deel uit van het abonnement. Vraag een proefomgeving aan en ontdek zelf hoe je een eerste bot bouwt. Wij helpen je graag op weg.
De combinatie van RPA en AI agents: intelligente automatisering
Dit is de combinatie die automatisering van regelmatig naar uitzonderlijk tilt.
RPA volgt regels. Dat is tegelijk zijn kracht en zijn begrenzing. Een bot doet precies wat je hebt geprogrammeerd, elke keer hetzelfde. Zodra er interpretatie nodig is (een ongestructureerd document lezen, een beslissing nemen op basis van context, een uitzondering beoordelen) haakt RPA af.
AI agents vullen precies dat gat.
Intelligent automation of hyperautomation
Zia Agents zijn de AI-agents die binnen de Zoho-omgeving werken en die je kunt inzetten als intelligente laag bovenop je Zoho RPA-bots. Voor Collabotics-omgevingen koppelen we externe AI-agents of taalmodellen via API's aan het automatiseringsproces.
De combinatie van RPA en AI agents heet in de markt intelligent automation of hyperautomation, en het is de aanpak die je in staat stelt om niet alleen eenvoudige, repetitieve processen te automatiseren maar ook de complexere uitzonderingen die nu de meeste handmatige tijd vragen.
RPA use cases voor je bedrijfsapplicaties
Een digitale worker bedient applicaties via het scherm, net als een medewerker, en voert regelgebaseerde processen elke dag op dezelfde manier uit. In combinatie met je bestaande bedrijfsapplicaties ontstaat zo een keten waarin gegevens automatisch op de juiste plek terechtkomen.
Klant- en productwijzigingen doorvoeren in alle systemen
CRM-systeem, voorraadbeheer, webshop, boekhoudsoftware, integratieplatform
Een klant verhuist, krijgt een nieuw btw-nummer of wisselt van contactpersoon. Een product krijgt een nieuwe prijs of wordt uit het assortiment gehaald. Zulke wijzigingen moeten in meerdere systemen worden doorgevoerd, waaronder applicaties zonder koppeling. De digitale worker neemt de wijziging over uit het CRM-systeem of het voorraadbeheer en voert die volgens vaste regels door in de boekhoudsoftware, de webshop en de overige applicaties. Het integratieplatform zorgt dat de wijziging de digitale worker direct bereikt.
Wat het oplevert
- Een wijziging wordt één keer ingevoerd en daarna automatisch overal doorgevoerd.
- Klant- en productgegevens zijn in alle systemen gelijk, zodat facturen, orders en webshopprijzen kloppen.
- Tikfouten en vergeten updates in een van de systemen worden voorkomen.
- Elke wijziging wordt gelogd, zodat je kunt terugzien wie wat wanneer heeft aangepast.
Een compleet klantbeeld bij elke servicevraag
Servicedesk, CRM-systeem, livechat, boekhoudsoftware
Als een klant contact opneemt, zoekt een servicemedewerker vaak informatie bij elkaar uit verschillende systemen: het CRM, de boekhouding, een leveranciersportaal of een beheersysteem. De digitale worker doet dat zodra een ticket binnenkomt in de servicedesk of een chatgesprek start. Hij haalt de relevante gegevens op, zoals contractstatus, openstaande facturen, leverstatus en eerdere storingen. Die informatie zet hij direct bij het ticket, zodat de medewerker meteen een volledig beeld heeft.
Wat het oplevert
- Servicemedewerkers besparen per ticket minuten aan zoeken en schakelen tussen applicaties.
- Klanten krijgen sneller een volledig en correct antwoord, vaak al bij het eerste contact.
- Doordat de gegevens rechtstreeks uit de bron komen, werkt de medewerker niet met verouderde of overgetypte informatie.
- Het klantdossier in het CRM-systeem wordt automatisch aangevuld, waardoor ook sales en accountmanagement profiteren.
Documenten ophalen uit externe portals
Documentbeheer, CRM-systeem, low-code platform, teamchat
Veel documenten staan klaar in externe portals: polissen bij verzekeraars, beschikkingen bij overheidsinstanties, rapporten bij keuringsinstanties of facturen bij leveranciers. De digitale worker logt periodiek in op die portals, controleert of er nieuwe documenten zijn en downloadt ze. Hij slaat ze op in de juiste map in het documentbeheersysteem en koppelt ze aan het bijbehorende record in het CRM-systeem of een eigen applicatie op het low-code platform. Via de teamchat krijgt het verantwoordelijke team een melding.
Wat het oplevert
- Niemand hoeft meer dagelijks of wekelijks alle portals af te lopen.
- Documenten worden altijd volgens dezelfde naamgeving en mapstructuur opgeslagen, zodat ze snel terug te vinden zijn.
- Elk document is gekoppeld aan de juiste klant, het juiste project of het juiste dossier.
- Nieuwe documenten worden direct gesignaleerd, zodat termijnen en deadlines niet worden gemist.
Applicaties met complexe inlogprocedures
Wachtwoordmanager, identity- en toegangsbeheer, integratieplatform
Veel portals en applicaties vragen om uitgebreide authenticatie, waaronder tweefactorauthenticatie via e-mail, sms of een authenticator-app. Dat houdt veel organisaties tegen om die processen te automatiseren. De digitale worker kan ook deze inlogprocedures doorlopen, mits de benodigde toegang beschikbaar is. Inloggegevens worden veilig beheerd in een wachtwoordmanager en de rechten van de digitale worker zijn net als die van een medewerker vastgelegd in het systeem voor identity- en toegangsbeheer.
Wat het oplevert
- Ook goed beveiligde applicaties kunnen deel uitmaken van geautomatiseerde processen.
- Medewerkers hoeven niet meer telkens in te loggen en codes over te nemen voor routinetaken.
- Wachtwoorden worden centraal beheerd in plaats van gedeeld via e-mail of notities.
- Elke inlog en handeling van de digitale worker is herleidbaar, wat de controle op toegang vergroot.
Organisaties willen profiteren van digitalisering en AI, maar tegelijkertijd grip houden op compliance, dataveiligheid en technologische afhankelijkheden. Dat uitgangspunt is leidend in hoe ons platform is ontworpen.
Waarvoor je Mobile XL vraagt
Wij zijn de enige partner in Nederland met gecertificeerde kennis van zowel Zoho RPA als Collabotics. Dat geeft ons een positie die de meeste RPA-partners niet hebben: we kunnen onafhankelijk adviseren welk platform bij jouw situatie past, in plaats van het platform te verkopen dat we toevallig als enige kennen.
Onze automatiseringskennisbasis gaat verder dan RPA alleen. We kennen de koppelingslaag: we bouwen API-integraties en werken met integratieplatformen. We kennen de AI-laag: we bouwen Zia Agents en Creatio AI-agents. En we kennen de proceskant: we voeren procesmappingen uit en begeleiden BPM-trajecten. Dat maakt ons advies over RPA anders dan dat van een botbouwer: we beginnen bij de vraag of RPA überhaupt de juiste technologie is, en welk stuk van het proces beter gediend is met een API-koppeling, een workflow, een AI-agent of een combinatie.
Dat eerlijke advies is voor veel organisaties de meest waardevolle stap. RPA kopen voor een probleem dat met een simpele API-koppeling goedkoper en robuuster op te lossen is, is een veelgemaakte fout.
Waarom grotere organisaties een andere aanpak nodig hebben
Waarom internationale activiteiten extra aandacht vragen
Hoe we een RPA-traject aanpakken
-
Procesanalyse
We brengen het proces in kaart zoals het werkelijk loopt, inclusief de uitzonderingen. We bepalen welke stappen geschikt zijn voor een bot en welke menselijk oordeel vragen. Je kunt hiervoor ook los een procesmapping-workshop afnemen om te bepalen welke processen het meest geschikt zijn, zonder verplichting tot implementatie.
-
Technologieadvies
Is RPA de juiste keuze, of is een API-koppeling robuuster? Is een AI agent nodig voor de stappen met variatie? We adviseren eerlijk, ook als het antwoord minder werk voor ons betekent.
-
Botontwerp
We ontwerpen de foutafhandeling en uitzonderingslogica voordat we beginnen met bouwen.
-
Bouw en test
We bouwen de bot op het gekozen platform, testen op echte data inclusief de randgevallen, en laten hem eerst naast de bestaande werkwijze draaien.
-
Livegang en monitoring
We richten monitoring en alerting in zodat fouten worden gesignaleerd voordat ze klanten of processen raken.
-
Documentatie en beheer
We leveren op met documentatie en afspraken over wie beheert, wie wijzigt en wie op de hoogte is als iets foutgaat.
Veelgestelde vragen over Zoho RPA en Collabotics
-
Zoho RPA is geoptimaliseerd voor organisaties die al in de Zoho-omgeving werken: gebruiksgebaseerde prijsstelling, native integratie met Zoho-apps en een recorder-gebaseerde botbouwer voor snelle implementatie. Collabotics is gebouwd op enterprise-beveiligingsniveau (inclusief versleuteld inlogbeheer, volledige logging en auditeerbare uitvoering), met een prijsstelling die ook voor middelgrote organisaties werkt. Voor compliance-gevoelige sectoren is Collabotics doorgaans de sterkere keuze; voor Zoho-omgevingen is Zoho RPA de laagste drempel.
-
Als een systeem een bruikbare API heeft, is een directe koppeling vrijwel altijd sneller, robuuster en goedkoper in onderhoud. RPA is de keuze wanneer een systeem geen bruikbare API of importroute biedt: bij legacy-software, overheidsportalen, leveranciersomgevingen en branchepakketten die alleen een gebruikersinterface hebben. Het advies is altijd: API waar het kan, RPA waar het moet.
-
RPA voert regelgebaseerde handelingen uit; AI agents voegen interpretatie en oordeelsvermogen toe. Een typische combinatie: de AI agent leest een ongestructureerd document, extraheert de relevante gegevens en geeft die aan de RPA-bot door, die vervolgens het doelsysteem bijwerkt. Bij uitzonderingen beoordeelt de AI agent of de uitzondering kan worden afgehandeld of naar een mens moet. Samen vormen ze intelligent automation: automatisering die ook omgaat met variatie.
-
Voor een afgebakend, goed gedocumenteerd proces met weinig uitzonderingen: enkele dagen tot enkele weken, afhankelijk van de complexiteit van het doelsysteem. De meeste tijd gaat niet naar de bouw maar naar het vastleggen van hoe het proces werkelijk loopt, inclusief alle uitzonderingen die niemand had opgeschreven. Begin je met een complex proces, dan loopt dat op.
-
Een bot werkt op schermniveau, en wanneer het scherm verandert, kan de bot breken. Goede bots zijn gebouwd met detectie: ze herkennen wanneer een scherm anders is dan verwacht, stoppen, loggen de fout en sturen een melding. De reparatie hangt af van wat er is veranderd: soms is het een kleine aanpassing, soms vraagt het een herbouw van een stap. We spreken bij oplevering af wie verantwoordelijk is voor het opvangen en verhelpen van dit soort situaties.
-
Dat hangt af van welke gegevens de bot verwerkt en hoe de bot is ingericht. Een bot die persoonsgegevens leest, kopieert of wegschrijft, voert een geautomatiseerde verwerking uit die je moet kunnen verantwoorden: op welke grondslag, door wie te controleren, hoe lang bewaard, wie heeft toegang tot de logs? Zowel Zoho RPA als Collabotics bieden versleutelde opslag en logging. Wij nemen de AVG-vragen mee in het botontwerp en helpen bij de DPIA wanneer dat vereist is.
-
Ja, en dat is juist een van de sterkste argumenten voor RPA. Een bot kent geen kantooruren, geen vakantiedagen en geen ziekte. Je plant hem in wanneer het beste uitkomt: 's nachts wanneer de belasting op systemen laag is, in het weekend wanneer niemand in de weg loopt, of continu voor processen die realtime doorlopen moeten worden. De capaciteit is schaalbaar: meerdere instanties van dezelfde bot kunnen parallel draaien als het volume dat vraagt.
-
Zoveel als je wilt, maar begin met één. Niet het meest complexe, maar het meest voor de hand liggende: hoog volume, duidelijke regels, weinig uitzonderingen, meetbare tijdsbesteding. Zodra dat staat, is de volgende bot makkelijker, omdat je het platform, de beheerstructuur en de procesbeschrijvingsdiscipline al hebt opgebouwd. Wij helpen je die eerste keuze maken op basis van de businesscase, niet op basis van technische complexiteit.
Wil je weten welk proces bij jou als eerste in aanmerking komt voor automatisering?
Mobile XL is de enige partner in Nederland met gecertificeerde kennis van zowel Zoho RPA als Collabotics, met vestigingen in Geleen en Utrecht.