Welke gegevens gaan naar het model?
Bepaal wat er wel en niet gedeeld mag worden, ook met het oog op de AVG.
AI voor bedrijfsprocessen: waar het werkt en hoe je ermee begint
Over AI wordt veel gezegd en weinig daarvan helpt je als manager bij een concrete beslissing. Moet je erin investeren? Waar begin je? En wat is het verschil tussen een chatbot, een assistent en een agent?
Wat is AI voor bedrijfsprocessen?
In dit artikel richten we ons op AI voor bedrijfsprocessen: het werk dat nu handmatig gebeurt in verkoop, marketing, klantsupport en management, en wat AI daarvan kan overnemen of verbeteren.
We leggen uit hoe AI werkt binnen Zoho en Creatio, de twee platformen waar wij mee werken. We behandelen Zia Agents, Creatio AI Agents, Zoho MCP en de koppeling met grote taalmodellen (LLM's). Techniek is daarbij ondersteunend. Het begint altijd bij het probleem dat je wilt oplossen.
AI voor bedrijfsprocessen is het inzetten van kunstmatige intelligentie om werk in je organisatie te ondersteunen, te versnellen of over te nemen. Dat gaat verder dan een chatvenster waarin je vragen stelt. De waarde zit in AI die toegang heeft tot jouw gegevens en jouw processen.
Je komt drie soorten tegen.
Waar AI in je processen het meest oplevert
AI levert het meeste op waar werk repetitief is, waar veel informatie samenkomt en waar menselijke beoordeling pas aan het eind nodig is. Dat zijn precies de plekken waar wij organisaties helpen.
Of dat in jouw organisatie ook zo uitpakt, hangt af van je processen en de kwaliteit van je gegevens. Daar komen we verderop op terug.
AI binnen de Zoho-applicaties
Zoho werkt al sinds 2015 met Zia, de eigen AI-laag van het platform. Zia werd in 2015 gelanceerd als de basis-AI die intelligente en contextuele acties in alle Zoho-apps mogelijk maakt. Je vindt Zia dus niet in één pakket, maar verspreid over het ecosysteem.
Een voorbeeld uit Zoho Desk: Zia werkt daar samen met ChatGPT en kan bijvoorbeeld de toon van binnenkomende tickets herkennen. Medewerkers zien dan sneller welke vragen aandacht nodig hebben.
Welke AI-functies je precies krijgt, verschilt per applicatie, per pakket en soms per regio. Daarom kijken we bij elke klant eerst welke mogelijkheden in jouw omgeving beschikbaar zijn, voordat we een route voorstellen. Zo voorkom je dat je een plan maakt rond een functie die niet in jouw licentie zit.
Zia Agents, Agent Studio en Agent Marketplace
Met Zia Agents zet Zoho een stap verder dan assistentie. Zoho kondigde Zia Agents aan samen met Agent Studio en Agent Marketplace.
Let op de fasering. Zoho meldde dat de uitrol met een beperkte groep klanten begon en in de loop van de tijd breder wordt. Welke agents jij vandaag kunt gebruiken, controleren we dus altijd vooraf.
-
Zia Agents
Taakgerichte AI-agents. Zoho liet onder meer een Account Manager Agent, SDR Agent, HR Agent, Customer Support Agent, IT Help Desk Agent en SalesCoach Agent zien.
-
Zia Agent Studio
Een omgeving om zelf agents te bouwen. Het biedt no-code en low-code ervaringen, waarmee je agents maakt met vaardigheden die bij jouw situatie passen.
-
Agent Marketplace
De plek waar organisaties gespecialiseerde agents kunnen vinden, inzetten en hergebruiken.
-
Aanroepen via Ask Zia
Je roept agents aan via Ask Zia. Agents met aanvullende vaardigheden kunnen in Agent Studio worden gecombineerd tot één agent die over functies heen werkt. Zoho geeft bovendien aan dat agents in de toekomst ook in applicaties van derden inzetbaar worden.
Creatio AI Agents
Creatio kiest een andere route: AI zit in de kern van het platform. Het bedrijf noemt zich een AI-native platform voor CRM en workflows, waarin mensen en AI agents samenwerken.
Wat dat in de praktijk betekent:
Zoho MCP: je eigen AI-assistent koppelen aan Zoho
MCP staat voor Model Context Protocol, een standaard waarmee AI-assistenten veilig verbinding maken met bedrijfsapplicaties. Het Zoho MCP-model biedt AI-assistenten een standaardmanier om met Zoho-applicaties te verbinden en de context te begrijpen.
Voor jou is dit interessant om een praktische reden. Veel medewerkers gebruiken al een AI-assistent zoals Claude of ChatGPT. Via MCP kan zo'n assistent met je Zoho-gegevens werken, binnen de rechten die je instelt. Bij Zoho Mail krijgen assistenten via OAuth 2.0 beveiligd toegang tot de API's. Een beschrijving van de Desk-variant laat zien hoe je een server samenstelt uit Zoho Desk-tools en een assistent daarop richt.
Het gevolg: je hoeft niet te kiezen tussen "AI in Zoho" en "de AI die we al gebruiken". Je kunt beide laten samenwerken. Wat je medewerkers dan mogen vragen en laten uitvoeren, bepaal jij vooraf.
LLM's koppelen: waar je op let
Een koppeling met een groot taalmodel kan op meerdere manieren. Je kunt de AI van Zoho of Creatio gebruiken, een eigen model of API-sleutel koppelen, of een externe assistent verbinden via MCP. Welke keuze past, hangt af van drie vragen.
Technisch is bijna alles te koppelen. De uitdaging zit in de afspraken eromheen.
Wie mag wat laten uitvoeren?
Een assistent die gegevens kan wijzigen, vraagt strengere afspraken dan een assistent die alleen leest.
Wie betaalt waarvoor?
Gebruik via een eigen abonnement of API-sleutel kent andere kosten dan AI die in je platformlicentie zit. Zet dit voor de start op papier.
Zo begin je verstandig met AI voor bedrijfsprocessen
AI-projecten mislukken zelden door de techniek. Ze mislukken omdat het probleem onduidelijk was of de gegevens niet klopten. Daarom werken we in deze volgorde.
-
Kies één proces met merkbare pijn
Niet "AI invoeren", maar bijvoorbeeld "de opvolging van aanvragen kost ons team elke week te veel tijd".
-
Breng het proces in kaart
Waar gaat tijd verloren? Wat doet een medewerker nu precies? Een procesworkshop helpt daarbij.
-
Zet je gegevens op orde
AI is zo goed als de data waarmee het werkt. Dubbele klantrecords en onvolledige velden geven slechte uitkomsten.
-
Begin klein
Start met één agent of functie en meet wat het oplevert voordat je uitbreidt. Verwacht je een bepaalde besparing? Behandel die dan als aanname, niet als zekerheid. Pas na een eerste meetperiode weet je wat het in jouw situatie oplevert.
-
Houd de mens in de lus
Laat AI voorstellen doen waar de fout duur is en pas later zelfstandig uitvoeren.
-
Regel rechten en afspraken
Bepaal wie wat mag en wat er met gegevens gebeurt.
-
Train je team
Een agent die niemand vertrouwt, wordt niet gebruikt.
Zoho of Creatio?
Beide platformen kunnen je helpen, met verschillende accenten. Zoho biedt een breed ecosysteem van applicaties met Zia als verbindende laag, wat goed past bij organisaties die veel functies in één omgeving willen. Creatio is sterk bij procesgedreven organisaties die veel waarde hechten aan workflows en een agent-gerichte aanpak. Lees meer op onze pagina's over Zoho en Creatio.
We adviseren op basis van jouw situatie, niet op basis van wat wij toevallig liever bouwen. Soms is een combinatie logisch. Soms blijkt je eerst iets anders nodig te hebben, zoals betere koppelingen tussen je systemen. Dat zeggen we dan ook.
Waarom Mobile XL?
Mobile XL automatiseert en verbetert processen voor organisaties in het midden- en topsegment van het MKB. We richten ons op het voorste deel van je organisatie: verkoop, marketing, klantsupport en management.
-
We denken vanuit je probleem
De tool volgt je proces, niet andersom.
-
We geven kritisch advies, ook als je er niet om vraagt
Als AI niet de juiste oplossing is, horen we dat eerder te zeggen dan jij.
-
We werken met beide platformen
Zoho intern, Creatio bij klanten, aangevuld met eigen applicaties en integraties tussen applicaties.
-
We blijven na de start betrokken
AI verandert snel, en een inrichting van vandaag vraagt over een jaar om een tweede blik.
AI was voor ons lang een containerbegrip. Mobile XL liet zien waar het in onze processen echt iets oplevert, en waar niet.
Veelgestelde vragen over AI voor bedrijfsprocessen
-
Een assistent beantwoordt vragen en doet suggesties. Een agent voert ook zelf taken uit, in meerdere stappen, binnen de grenzen die jij instelt. Welke taken een agent mag overnemen, bepaal je per proces.
-
Zia Agents zijn de AI-agents van Zoho. Er zijn kant-en-klare agents voor onder meer sales, klantsupport, HR en IT-helpdesk. Daarnaast kun je met Zia Agent Studio eigen agents bouwen. De beschikbaarheid verschilt per fase van de uitrol, dus we controleren eerst wat voor jouw omgeving open staat.
-
Beide zijn AI-agents binnen een bedrijfsplatform. Zia Agents zijn onderdeel van het Zoho-ecosysteem. Creatio AI Agents zijn ingebouwd in het Creatio-platform voor CRM en workflows. Welke past, hangt af van je processen en bestaande systemen.
-
MCP is een standaard waarmee AI-assistenten veilig verbinding maken met applicaties. Zoho MCP geeft assistenten zoals Claude of ChatGPT een gestructureerde manier om met je Zoho-gegevens te werken, binnen de rechten die je zelf instelt.
-
Dat hangt af van hoe je het inricht. Bepaal vooraf welke gegevens naar een taalmodel mogen, welke rechten een agent krijgt en waar gegevens worden verwerkt. Bij Creatio erven agents de toegangsregels uit het rollenmodel. Maak ook afspraken die passen bij de AVG.
-
Het helpt enorm. AI werkt met jouw gegevens, dus dubbele records en ontbrekende velden leiden tot slechte uitkomsten. Daarom kijken we in een traject eerst naar de datastructuur en pas daarna naar de agent.
-
Dat is niet het doel van wat wij bouwen. AI neemt vooral repetitief werk over, zodat medewerkers tijd houden voor werk waarbij beoordeling en klantcontact telt. Creatio zegt over zijn eigen agents op dezelfde manier dat ze naast je team werken.
Zin om te praten over AI voor jouw processen?
Wil je weten waar AI voor bedrijfsprocessen in jouw organisatie het meeste oplevert? Dan is een eerste gesprek een goed startpunt. We kijken samen naar je processen, je gegevens en je huidige systemen, en bepalen of Zia Agents, Creatio, een koppeling via MCP of nog iets anders de beste route is. Eerlijk en zonder verplichtingen.