Bij de meeste bedrijfssoftware krijg je een product met een vastgelegde werkwijze. Je richt wat velden in, past wat instellingen aan, en voor de rest volg je de logica van de leverancier.
Dat is beperkend, maar het heeft één groot voordeel: de belangrijkste keuzes zijn al voor je gemaakt.
Creatio werkt anders. Het is een platform waarop je je eigen processen, datamodel, schermen en regels vormgeeft. Die vrijheid is precies waarom organisaties ervoor kiezen, en precies waarom een implementatie misloopt wanneer niemand vooraf heeft nagedacht over de architectuur.
De vergelijking die wij vaak maken: standaardsoftware is een appartement met vaste muren, Creatio is een kavel. Op een kavel kun je bouwen wat je wilt, maar niemand begint daar zonder tekening.
De no-code ontwerpers van Creatio zijn goed. Een procesmodel aanpassen, een scherm wijzigen, een businessregel toevoegen: dat kan iemand uit de business, en dat is ook het punt van het platform. Wij vinden dat je eigen team dat moet kunnen en richten het daar bewust op in.
Alleen is dat iets anders dan een implementatie doen. Drie dingen gaan dan systematisch mis. Wat je bij een partner koopt is dus niet de uitvoering, die kun je grotendeels zelf. Het is de architectuur.
De meeste organisaties kennen hun proces zoals het in het handboek staat, niet zoals het echt loopt. Automatiseer je de theorie, dan bouw je iets wat mensen gaan omzeilen. En omdat Creatio zo flexibel is, kun je die rommel bovendien heel precies vastleggen.
Creatio onderscheidt gestructureerde processen in BPMN van dynamische dossiers in case management. Die keuze maak je per proces en hij is bepalend. Een dossier met dertig procent uitzonderingen in een rechte BPMN-lijn persen dwingt medewerkers eromheen te werken; een strak goedkeuringsproces als vrij dossier opzetten levert geen enkele controle op.
Dat is het leukste deel en het verkeerde startpunt. Het datamodel eronder bepaalt wat je over twee jaar kunt rapporteren, hoe je processen kunnen vertakken en of je entiteiten kunt toevoegen. Dat achteraf omgooien is geen aanpassing maar een herbouw.
Cloud of een eigen omgeving. Voor de meeste organisaties volstaat de cloud, maar bij strikte eisen rond dataopslag, sectorregels of bestaande infrastructuur is een andere opzet soms noodzakelijk. Dit bepaalt ook je beheermodel en je kostenstructuur, en het is geen keuze die je halverwege nog even omdraait.
Creatio is composable: je zet de sales-, marketing- en servicecapaciteiten in die je nodig hebt, plus het platform eronder en AI Studio voor agents. Alles tegelijk aanzetten is de meest voorkomende fout in jaar één. Wat je niet gebruikt, moet je wel beheren.
Hoe verhouden accounts, contactpersonen, vestigingen, contracten, producten, dossiers en entiteiten zich tot elkaar? Dit is de beslissing met de langste nawerking en de kortste besluitvormingstijd in de meeste projecten.
BPMN of case management, en op welk detailniveau je modelleert. Modelleer je op handelingsniveau, dan krijg je een proces van tachtig stappen dat niemand onderhoudt. Modelleer je op stuurniveau, dan houd je het werkbaar.
De Creatio Marketplace bevat honderden kant-en-klare applicaties, connectoren en uitbreidingen. Een deel van wat je wilt bestaat al. Dat weten scheelt weken.
Creatio beweegt richting licenties zonder harde gebruikersbeperkingen, wat voor organisaties met veel incidentele gebruikers een heel ander kostenplaatje geeft dan een klassiek per-seat model. Dat is het doorrekenen waard met je eigen aantallen, inclusief de gebruikers die je nu buiten het systeem houdt omdat een licentie te duur zou zijn.
| Zelf uitzoeken | Met een partner | |
|---|---|---|
| Startpunt | Schermen en velden | Proces en datamodel |
| Procestype per proces | Op gevoel | Bewust gekozen |
| Doorlooptijd eerste werkend proces | Maanden, naast het gewone werk | Weken |
| Benutting van het platform | Een fractie | Wat bij je vraag past |
| Marketplace-oplossingen | Onbekend, dus zelf gebouwd | Meegewogen |
| Governance over wie bouwt | Ontstaat vanzelf, meestal te laat | Vooraf vastgelegd |
| Kans op herbouw binnen twee jaar | Aanzienlijk | Klein |
| Continuïteit | Afhankelijk van één interne bouwer | Overdraagbaar en gedocumenteerd |
De kostenvergelijking draait ook hier niet om de factuur van maand één. Die is bij zelf doen lager. Het gaat om de uren van je eigen mensen die nergens geboekt staan, de processen die je opnieuw moet opzetten omdat het datamodel niet meebewoog, en het rendement dat je misloopt op een platform dat voor een kwart wordt benut.
Vanaf enkele tientallen gebruikers verandert de aard van het werk van configureren naar inrichten.
Wij draaien dit soort trajecten met een eigen ontwikkelafdeling erbij. Dat betekent dat we bij de vraag die buiten de no-code grenzen valt geen nee hoeven te verkopen en ook geen los systeem hoeven voor te stellen.
Dit is waar Creatio sterk is, mits het goed wordt opgezet.
De implementatie verliep in overzichtelijke fases, zodat we steeds konden zien wat er werkte. Binnen een paar maanden draaiden onze belangrijkste processen in Creatio.
Dit hoort nadrukkelijk bij het verhaal, want het is de reden om voor een no-code platform te kiezen. Processen bijstellen, velden toevoegen, schermen aanpassen, rapportages bouwen en nieuwe varianten maken: dat hoort bij jouw team te liggen, en wij richten het zo in dat dat kan.
Wat wij blijven doen is het werk waarvoor je ons nodig hebt: architectuurwijzigingen, koppelingen, maatwerkuitbreidingen, nieuwe entiteiten en AI-agents. Een partner die je voor elke procesaanpassing laat terugkomen, haalt het grootste voordeel van het platform weg.
Creatio zelf inrichten is niet onmogelijk en niet dom. De no-code ontwerpers zijn er juist op gebouwd dat mensen uit de business ermee werken. Maar het bouwen is nooit het moeilijke deel geweest.
Het moeilijke deel is weten welk proces je als eerste aanpakt, of het een gestructureerd proces of een dossier is, hoe je datamodel eruit moet zien om over twee jaar de juiste vragen te kunnen beantwoorden, en wie er in jouw organisatie mag bouwen. Dat zijn de keuzes die bepalen of je over drie jaar een wendbaar platform hebt of een nieuwe erfenis.
De dagelijkse aanpassingen zeker, en dat is ook de bedoeling. Een implementatie is iets anders: daarin bepaal je je datamodel, je entiteitenstructuur, je rechtenmodel, je uitrolmodel en per proces of het een BPMN-proces of een dossier wordt. Die beslissingen zijn achteraf alleen terug te draaien met een herbouw. Wat je bij een partner koopt is de architectuur, niet de uitvoering.
Dat hangt af van het aantal processen, gebruikers, entiteiten en koppelingen, en van de omvang van je datamigratie. Eén afgebakend proces live krijgen is een traject van weken; een bedrijfsbrede inrichting met meerdere afdelingen, ERP-koppelingen en entiteiten in meerdere landen loopt op naar maanden. Reken naast licenties altijd op analyse, inrichting, migratie, koppelingen en training.
Wij werken bewust in fases. Een eerste afgebakend proces staat doorgaans binnen enkele weken live, waarna je al rendement maakt terwijl de rest wordt opgebouwd. Een volledige omgeving met meerdere processen en integraties bouw je gefaseerd op over maanden. De analyse en het datamodel kosten meer tijd dan het bouwen.
Nee. Creatio is een CRM- en procesplatform, geen boekhoudsysteem. Grootboek, voorraadwaardering, btw-aangifte en jaarrekening blijven in je ERP of boekhoudpakket. Creatio orkestreert het proces over je systemen heen en zorgt dat gegevens in de juiste administratie belanden. Bij organisaties waar de complexiteit vooral in commerciële en serviceprocessen zit, kan Creatio wel het operationele hart worden met een lichter financieel pakket ernaast.
Ja, en dat is een groot deel van ons werk. We beginnen met een doorlichting: wat is er gebouwd, wat wordt er gebruikt, waar zit de pijn en wat is de onderliggende oorzaak. Soms is herinrichten binnen de bestaande omgeving voldoende, soms is een gedeeltelijke herbouw verstandiger. Dat zeggen we eerlijk, inclusief wat het kost.
Ja. De sterke kant van Creatio is dat je één procesmodel met landvarianten kunt opzetten in plaats van per land opnieuw te implementeren, maar dat werkt alleen als je het vanaf het begin zo ontwerpt. Daarnaast spelen de keuze tussen één of meerdere omgevingen, entiteitsroutering richting je administraties, talen, valuta en dataopslag per regio. Wij werken in het Nederlands en het Engels.
Door vooraf governance af te spreken: wie mag ontwerpen, wie keurt goed, hoe gaan wijzigingen naar productie, en hoe faseer je iets uit. Bij een no-code platform is dat geen formaliteit maar de belangrijkste beheersmaatregel die je hebt. Wij richten dat mee in en leiden je key users erin op.
Dat kan technisch, maar wij adviseren het zelden als eerste stap. Een agent is zo goed als het proces waarin hij staat en de kennisbron waaruit hij put. Richt eerst je proces en je data in, laat een agent daarna meekijken met suggesties, en geef hem pas zelfstandigheid als je zijn oordeel een periode hebt gezien. Dan heb je ook meteen de governance op orde die je in een gereguleerde omgeving nodig hebt.
Mobile XL is Creatio-partner met een eigen ontwikkelteam en vestigingen in Geleen en Utrecht.
