AdviesgesprekGratis Trial

Zoho People: het personeelsdossier als fundament, niet als archiefkast

Zoho People is een HR-platform waarin het dossier het startpunt is en de processen eromheen het werk doen.

Plan een adviesgesprekMeer over Zoho
Team van Mobile XL overlegt bij laptops in een modern kantoor
Medewerkster werkt geconcentreerd achter een laptop op kantoor

Waarom HR-software zo vaak een duur archief wordt

De meeste organisaties kopen HR-software om dossiers op te bergen. Contracten, identiteitsbewijzen, functioneringsverslagen en verlofbriefjes gaan van een map op de server naar een map in de cloud, en daarmee is het project klaar. Zes maanden later vraagt iemand terecht wat dat nu precies heeft opgeleverd.

Het antwoord: niets, want een archief verplaatsen is geen automatisering. De waarde van HR-software zit niet in waar de documenten staan maar in wat er omheen gebeurt: wie iets mag goedkeuren, welke taken automatisch ontstaan bij indiensttreding, welke termijn aftelt, en welke cijfers je er aan het eind van het kwartaal uit haalt.

Zoho People is daarvoor gebouwd.

Wat er in Zoho People zit

  • Het digitale dossier en selfservice

    Per medewerker één dossier met persoonsgegevens, contracthistorie, functiewijzigingen, documenten, opleidingen, beoordelingen en verlofsaldi. Je bepaalt per veld en per rol wie wat mag zien: een leidinggevende ziet iets anders dan HR, en een collega ziet alleen wat je bewust openstelt.

    De grootste tijdwinst zit in selfservice. Medewerkers wijzigen zelf hun adres, dienen verlof in, bekijken hun saldo, uploaden declaraties en downloaden hun documenten, via browser of mobiele app. HR verdwijnt daarmee als doorgeefluik uit tientallen kleine processen per week.

  • Verlofbeheer

    Je richt verlofsoorten in zoals jouw organisatie ze kent: wettelijk en bovenwettelijk verlof, ADV, ouderschapsverlof, bijzonder verlof, onbetaald verlof, en wat je CAO verder voorschrijft. Per soort stel je opbouw, aanvraagregels, goedkeuringsstroom en vervaltermijn in.

    Dat laatste verdient aandacht bij een Nederlandse inrichting. Wettelijke vakantiedagen kennen een andere vervaltermijn dan bovenwettelijke dagen, en als je dat onderscheid niet in je verlofsoorten verwerkt, klopt je saldo niet en loopt je verlofvoorziening op de balans scheef. Dit is precies het soort configuratie dat je bij de inrichting goed moet doen en achteraf lastig repareert.

  • Tijd, aanwezigheid en urenregistratie

    Aanwezigheidsregistratie via web, app, geolocatie of een koppeling met je toegangssysteem, plus timesheets waarmee medewerkers uren schrijven op projecten en taken. Voor organisaties die uren doorbelasten is die laatste module het verschil tussen factureren wat je denkt en factureren wat je werkelijk hebt gewerkt. Roosters en ploegendiensten zijn er ook, inclusief afwijkingen en overwerk.

  • Onboarding en offboarding

    Een nieuwe medewerker tekent, en vanaf dat moment ontstaat automatisch een takenlijst: laptop aanvragen bij IT, toegangspas regelen, inwerkafspraken inplannen, verplichte documenten laten ondertekenen, introductiemodules klaarzetten. Elke taak krijgt een eigenaar en een deadline, en HR ziet in één scherm waar het stokt.

    Offboarding werkt hetzelfde maar dan omgekeerd, en juist dat proces wordt in de meeste organisaties slecht bewaakt, met accounts die openblijven en spullen die niet terugkomen.

  • Beoordelen en ontwikkelen

    Doelstellingen, KRA's, zelfbeoordeling, 360-gradenfeedback, continue feedbackmomenten en beoordelingscycli met vaste rondes. Je legt het ritme vast dat bij jouw organisatie past in plaats van je aan te passen aan een vast format.

  • Een HR-helpdesk voor medewerkersvragen

    Vragen over regelingen, declaraties, pensioen of de CAO komen nu waarschijnlijk binnen via de mail en de wandelgang. Met de case-module komen ze binnen als afgebakende verzoeken met een categorie, een eigenaar en een doorlooptijd. Dat is niet alleen prettiger voor HR; het laat ook zien waar je beleid onduidelijk is, omdat je kunt tellen waar de meeste vragen over gaan.

  • Documenten en ondertekening

    Documentbeheer met versiebeheer, bewaartermijnen en toegangsrechten per documentsoort, en digitale ondertekening via Zoho Sign voor contracten en wijzigingen. Dat laatste scheelt per contract een week doorlooptijd en een hoop heen-en-weer gemail.

  • Eigen formulieren en workflows

    Dit is wat Zoho People onderscheidt van veel kant-en-klare HR-pakketten: je maakt zelf formulieren, velden en workflows zonder ontwikkelaar. Een eigen proces voor leaseauto-aanvragen, studiekostenregelingen, thuiswerkvergoedingen of VOG-aanvragen bouw je in de middag. Loop je tegen de grenzen aan, dan is er een API en een koppeling met de rest van het Zoho-platform.

  • Rapportage

    Verloop, verzuimpercentages, headcount, FTE-ontwikkeling, verlofsaldi, opbouw van de verlofvoorziening, doorlooptijd van vacatures en kosten per afdeling. In dashboards die je zelf samenstelt, met automatische signalering bij afwijkingen: bijvoorbeeld een verzuimpercentage dat boven een drempel komt.

Twee collega's bekijken samen een klantenportal op een laptop

Zoho Recruit aan de voorkant

Recruitment hoort aan het begin van dezelfde keten te staan, niet in een losse tool met een eigen database. Zoho Recruit beheert vacatures, de kandidatenpijplijn, sollicitatiegesprekken, de communicatie met kandidaten en de publicatie naar vacaturesites en je eigen werkenbij-pagina.

De winst zit in de overdracht. Een kandidaat die je aanneemt, zet je met één handeling om in een medewerker in Zoho People, inclusief alles wat je tijdens de procedure al hebt uitgevraagd: adresgegevens, opleidingen, beschikbaarheid, startdatum. Niemand typt dat over, en daarmee verdwijnen de typefouten die anders pas opduiken in je eerste loonaangifte.

Daar komt bij dat je eindelijk de volledige trechter kunt meten: van vacature tot sollicitant tot aanname tot verloop binnen het eerste jaar. Dat laatste cijfer (hoeveel van je aannames binnen twaalf maanden weer vertrekken, per functie en per wervingskanaal) zegt meer over je recruitmentproces dan welke andere KPI ook, en vrijwel niemand kan hem produceren omdat de twee systemen niet gekoppeld zijn.

Wat AI agents binnen HR doen

Met Zia Agents zet je AI agents in die zelfstandig HR-taken uitvoeren binnen de rechten en kaders die jij bepaalt. In de praktijk gaat het om vier soorten werk.

Belangrijk daarbij: HR-agents werken met de gevoeligste gegevens die je organisatie heeft. Omdat Zia Agents binnen het platform draaien, erven ze het rollen- en rechtenmodel dat je al hebt ingericht: een agent ziet niet meer dan de gebruiker namens wie hij werkt, en elke handeling is herleidbaar. Dat is een wezenlijk ander verhaal dan een losse chatbot waarin iemand personeelsgegevens plakt.

Meer over Zoho Zia Agents

Vragen van medewerkers beantwoorden

Uit je eigen regelingen, handboek en CAO. Hoeveel verlof heb ik nog, hoe vraag ik ouderschapsverlof aan, wat is de regeling voor studiekosten. Dat is het grootste deel van de inkomende vragen bij elke HR-afdeling.

Processen bewaken en vooruitduwen

Onboardingtaken uitzetten, openstaande acties opvolgen, signaleren dat een proeftijd of een tijdelijk contract afloopt voordat de aanzegtermijn verstrijkt.

Sollicitaties voorsorteren

Op harde, vooraf vastgelegde criteria, zodat de recruiter begint bij de kandidaten die aan de basisvereisten voldoen.

Patronen signaleren

Oplopend verzuim in een specifiek team, een afdeling met bovengemiddeld verloop, of een functiegroep waar de instroom structureel achterblijft bij de uitstroom.

Verlof, verzuim en onboarding staan nu in Zoho People in plaats van in mappen en mailtjes. Medewerkers regelen veel zelf en wij hebben eindelijk overzicht.

Voorbeeldquote Echte klantquote volgt

Waar je bij een Nederlandse inrichting op moet letten

Zoho People is een internationaal product. Dat is geen bezwaar, maar het betekent wel dat een aantal zaken bewust ingericht moet worden in plaats van dat ze standaard goed staan.

Verlofsoorten en vervaltermijnen. Zoals hierboven beschreven: het onderscheid tussen wettelijk en bovenwettelijk verlof met de bijbehorende termijnen kan je zelf configureren. Deze flexibiliteit is aanwezig.

  • Verzuim en de Wet verbetering poortwachter

    Je kunt ziek- en herstelmeldingen en de stappen in het re-integratietraject in Zoho People vastleggen. In de praktijk werkt dat op twee manieren: je bouwt de termijnbewaking zelf met workflows en signaleringen, of je laat het verzuimproces bij je arbodienst of verzuimsysteem en koppelt alleen de meldingen. Bespreek dit expliciet bij de inrichting: het is de meest voorkomende reden dat een HR-implementatie in Nederland achteraf moet worden aangepast.

  • AVG en verzuimgegevens

    Bij ziekteverzuim mag je als werkgever geen medische gegevens vastleggen, alleen functionele beperkingen en de voortgang van de re-integratie. Richt je rechtenmodel daarop in en beperk wie verzuimdossiers kan inzien.

  • Salarisverwerking blijft erbuiten

    Je houdt je loonverwerking in een Nederlands pakket zoals Loket.nl, Nmbrs of een vergelijkbaar systeem en koppelt dat aan Zoho People, zodat mutaties doorstromen en loonstroken terugkomen in het medewerkerportaal. Dat is geen beperking maar in Nederland vrijwel altijd de verstandigste opzet, al was het maar vanwege functiescheiding rond salarisgegevens.

  • CAO-specifieke regelingen

    Ploegentoeslagen, leeftijdsdagen, seniorenregelingen en roostervrije dagen verschillen per sector. Breng die vooraf in kaart; het bepaalt hoeveel configuratiewerk de inrichting kost.

Voor wie Zoho People wel en niet past

  • Goed passend

    Wanneer je tussen pakweg twintig en een paar honderd medewerkers hebt, je processen zelf wilt kunnen aanpassen zonder offerte, je al met Zoho werkt of dat overweegt, en je recruitment, HR en eventueel opleidingen op hetzelfde fundament wilt zetten. Ook sterk bij meerdere entiteiten, landen of talen in één omgeving.

  • Minder passend

    Wanneer je een diep gespecialiseerd verzuim- of arboproces nodig hebt dat volledig volgens Nederlandse wetgeving uit de doos moet werken, wanneer je sector-CAO zo complex is dat je feitelijk een branchepakket nodig hebt, of wanneer je huidige HR-systeem naar tevredenheid draait en goed gekoppeld is. In dat laatste geval is overstappen een project zonder opbrengst, en zeggen we dat liever meteen.

Hoe je de implementatie aanpakt

Voor een organisatie tot ongeveer vijftig medewerkers is dit een traject van enkele weken, waarvan het grootste deel in stap 1 en 2 zit.

  1. Schoon je data op voordat je migreert

    Dubbele records, verouderde adressen en ontbrekende contractdata zijn het grootste deel van het werk en worden structureel onderschat.

  2. Leg je verlofsoorten en opbouwregels vast

    Volgens je CAO en arbeidsvoorwaarden, inclusief vervaltermijnen.

  3. Richt de goedkeuringsstromen in zoals ze werkelijk lopen

    Niet zoals ze in het handboek staan.

  4. Migreer documenten met de juiste bewaartermijnen en rechten

    Niet als één grote bulkupload.

  5. Open selfservice voor medewerkers

    Dit is het moment waarop de tijdwinst zichtbaar wordt.

  6. Koppel je salarispakket

    Zodat de maandelijkse mutatieronde geautomatiseerd verloopt.

  7. Breid daarna pas uit

    Naar recruitment, beoordelingen, opleidingen en AI agents.

Ondernemer werkt aan een laptop in een kantoor met bakstenen muur

Het dossier is het begin, niet het doel

De vraag bij HR-software is niet waar je documenten staan, maar of je organisatie erop kan draaien: of een leidinggevende verlof goedkeurt zonder HR, of een nieuwe medewerker op dag één een werkende laptop heeft, of je kunt aantonen wie welke certificering heeft, en of je op het eind van het kwartaal cijfers hebt waarover niemand discussieert.

Zoho People levert dat fundament, met Zoho Recruit aan de voorkant en Zia Agents om het uitvoerende werk over te nemen, en je Nederlandse salarispakket aan de achterkant, waar het thuishoort.

Lees over HR automatisering
functioneringsgesprek

Veelgestelde vragen over Zoho People

  • Een cloudgebaseerd HR-platform waarin je personeelsdossiers, verlof, verzuim, aanwezigheid, urenregistratie, onboarding, beoordelingen, documentbeheer en HR-vragen beheert. Je richt processen en formulieren zelf in zonder ontwikkelaar, en medewerkers regelen hun eigen zaken via selfservice en de mobiele app.

  • Nee. Zoho Payroll bestaat, maar is niet beschikbaar voor Nederland. Je houdt je loonverwerking in een Nederlands pakket als Loket.nl of Nmbrs en koppelt dat aan Zoho People: mutaties stromen van HR naar salaris, loonstroken komen terug in het medewerkerportaal. Dat heeft bovendien als voordeel dat salarisgegevens in een apart systeem met eigen autorisaties staan.

  • Je richt verlofsoorten zelf in, inclusief opbouw, aanvraagregels, goedkeuring en vervaltermijn. Het onderscheid tussen wettelijk en bovenwettelijk verlof met de bijbehorende termijnen is eenvoudig te configureren. Dat is goed te doen, maar het moet bij de inrichting gebeuren: achteraf corrigeren betekent dat je saldi en je verlofvoorziening opnieuw moet narekenen.

  • Je kunt ziek- en herstelmeldingen en re-integratiestappen vastleggen. In de praktijk bouw je die termijnbewaking met workflows en signaleringen, of je laat het verzuimproces bij je arbodienst of verzuimsysteem en koppelt alleen de meldingen. Bespreek dit expliciet bij de selectie.

  • Native. Vacatures, kandidaten en sollicitatiegesprekken beheer je in Recruit; een aangenomen kandidaat zet je met één handeling om in een medewerker in Zoho People, inclusief de gegevens die je tijdens de procedure al hebt verzameld. Daarnaast kun je de volledige trechter meten, tot en met het verloop in het eerste jaar per functie en wervingskanaal.

  • Niet het aantal medewerkers is bepalend, maar het aantal mensen dat de administratie bijhoudt en het aantal processen met een goedkeuringsstap. In de praktijk begint het rond de twintig tot vijfentwintig medewerkers te knellen, vooral zodra meerdere leidinggevenden verlof goedkeuren of er bewaar- en certificeringsplichten spelen.

  • Voor een organisatie tot ongeveer vijftig medewerkers die vanuit Excel of een eenvoudige tool komt: enkele weken, waarvan het meeste in dataopschoning en de inrichting van verlofsoorten en goedkeuringsstromen gaat zitten. Bij meerdere entiteiten, landen of een migratie uit een bestaand HR-systeem met honderd-plus medewerkers loopt dat op naar enkele maanden.

  • Ja, en dat is een van de sterkste argumenten. Zoho People deelt gebruikersbeheer, rechten en rapportage met de rest van het platform. Daardoor kun je personeelsdata en bedrijfsdata combineren in één dashboard (bijvoorbeeld omzet per FTE, bezetting van een projectteam, of de verhouding tussen declarabele en niet-declarabele uren) zonder exports en tussenkoppelingen.

Benieuwd hoe dit er voor jouw organisatie uitziet?

Mobile XL is Zoho-partner en richt HR-omgevingen in inclusief Nederlandse verlofregels en de koppeling met je salarispakket.

Plan een vrijblijvend gesprekNeem contact op