RPA use cases voor je bedrijfsapplicaties

Inkoopfacturen komen binnen via e-mail, leveranciersportalen of een scanservice. De digitale worker haalt ze op, leest de factuurgegevens uit en vergelijkt die met de inkooporder en de ontvangstregistratie in het voorraad- of inkoopsysteem. Hij controleert bedragen, aantallen, artikelcodes en ordernummers. Klopt alles, dan boekt hij de inkoopfactuur in de boekhoudsoftware en zet hij die klaar voor goedkeuring. Het originele document wordt opgeslagen in het documentbeheersysteem en gekoppeld aan de boeking. Wijkt er iets af, dan krijgt een medewerker een melding met de afwijking erbij.

De salarisverwerking gebeurt vaak in een apart salarispakket of bij een salarisbureau. De digitale worker haalt na elke run de salarisstroken of loonjournaalposten op en vergelijkt die met de gegevens in het HR-systeem, zoals contracturen, verlof, afwezigheid en functiewijzigingen. Verschillen worden vastgelegd in een overzicht in een spreadsheet of een dashboard in de rapportagetool. HR en finance zien zo in één oogopslag welke medewerkers extra aandacht nodig hebben.

Een klant verhuist, krijgt een nieuw btw-nummer of wisselt van contactpersoon. Een product krijgt een nieuwe prijs of wordt uit het assortiment gehaald. Zulke wijzigingen moeten in meerdere systemen worden doorgevoerd, waaronder applicaties zonder koppeling. De digitale worker neemt de wijziging over uit het CRM-systeem of het voorraadbeheer en voert die volgens vaste regels door in de boekhoudsoftware, de webshop en de overige applicaties. Het integratieplatform zorgt dat de wijziging de digitale worker direct bereikt.

Als een klant contact opneemt, zoekt een servicemedewerker vaak informatie bij elkaar uit verschillende systemen: het CRM, de boekhouding, een leveranciersportaal of een beheersysteem. De digitale worker doet dat zodra een ticket binnenkomt in de servicedesk of een chatgesprek start. Hij haalt de relevante gegevens op, zoals contractstatus, openstaande facturen, leverstatus en eerdere storingen. Die informatie zet hij direct bij het ticket, zodat de medewerker meteen een volledig beeld heeft.

Afspraakverzoeken komen binnen via e-mail, een webformulier of een extern portaal. De digitale worker controleert de gegevens van de aanvrager, zoekt de beschikbaarheid op in de afsprakenplanner of de agenda en legt de afspraak vast. Voor monteurs en adviseurs in de buitendienst plant hij de afspraak in de planningssoftware. De afspraak wordt gekoppeld aan het juiste contact of de juiste verkoopkans in het CRM-systeem en de klant ontvangt een bevestiging.

Veel documenten staan klaar in externe portals: polissen bij verzekeraars, beschikkingen bij overheidsinstanties, rapporten bij keuringsinstanties of facturen bij leveranciers. De digitale worker logt periodiek in op die portals, controleert of er nieuwe documenten zijn en downloadt ze. Hij slaat ze op in de juiste map in het documentbeheersysteem en koppelt ze aan het bijbehorende record in het CRM-systeem of een eigen applicatie op het low-code platform. Via de teamchat krijgt het verantwoordelijke team een melding.

Voor een kredietaanvraag, een offertetraject, een onboarding of een claimafhandeling verzamelt een medewerker gegevens uit verschillende applicaties en bronnen. De digitale worker neemt dat werk over. Hij haalt de benodigde gegevens en documenten op, bundelt ze in een dossier in het documentbeheersysteem of een applicatie op het low-code platform en maakt waar nodig een samenvatting of rapport aan op basis van een sjabloon. Het complete dossier staat klaar voor beoordeling door een medewerker.

Ook in goed beheerde systemen sluipen fouten: ontbrekende e-mailadressen, dubbele klanten, ongeldige btw-nummers of orders zonder factuur. De digitale worker controleert je applicaties periodiek volgens vaste regels. Hij vergelijkt gegevens tussen het CRM-systeem, de boekhoudsoftware en andere systemen en gebruikt een tool voor datavoorbereiding om gegevens op te schonen. Eenvoudige fouten herstelt hij automatisch. Complexere afwijkingen meldt hij via een dashboard in de rapportagetool of als taak in de servicedesk.

SSL-certificaten verlopen, domeinregistraties moeten worden verlengd en beveiligingsinstellingen veranderen soms ongemerkt. De digitale worker controleert periodiek de domeinen, certificaten en systemen die zijn vastgelegd in het IT-assetregister. Bij een naderende vervaldatum of een afwijking maakt hij een ticket aan in de servicedesk en stuurt hij een melding naar het IT-kanaal in de teamchat. De resultaten van alle controles zijn zichtbaar in de rapportagetool.

Veel portals en applicaties vragen om uitgebreide authenticatie, waaronder tweefactorauthenticatie via e-mail, sms of een authenticator-app. Dat houdt veel organisaties tegen om die processen te automatiseren. De digitale worker kan ook deze inlogprocedures doorlopen, mits de benodigde toegang beschikbaar is. Inloggegevens worden veilig beheerd in een wachtwoordmanager en de rechten van de digitale worker zijn net als die van een medewerker vastgelegd in het systeem voor identity- en toegangsbeheer.

Niet elke applicatie heeft een API. Soms bestaat er wel een, maar is een koppeling te duur of te complex voor het volume. Denk aan oudere ERP-pakketten, branchespecifieke software of portals van overheden en ketenpartners. De digitale worker voert dan de handelingen uit via de bestaande gebruikersinterface. Het integratieplatform of low-code platform stuurt de opdrachten aan en verwerkt de resultaten in de juiste applicatie. Zo worden ook oudere of gesloten systemen onderdeel van je geautomatiseerde processen.