RPA voor het mkb: wanneer loont procesautomatisering?
Als ondernemer in het mkb ken je het gevoel: je team is klein, de lijst met taken lang en er komt elke maand werk bij. Nieuwe mensen aannemen is duur en lastig in een krappe arbeidsmarkt. Tegelijk gaat een flink deel van de werkweek op aan handelingen die eigenlijk niemand hoeft te doen. Overtypen, kopiëren, controleren. RPA voor het mkb is de manier om dat werk over te dragen aan software robots, zodat je mensen tijd overhouden voor wat écht telt.
Maar loont het voor een organisatie van tien, vijftig of honderd medewerkers?
Op deze pagina lees je wanneer procesautomatisering met RPA de moeite waard is, wat het kost, welke software bij het mkb past en hoe je klein begint zonder grote risico's te nemen. Wil je eerst weten wat RPA precies is? Lees dan onze pagina over robotic process automation.
Waarom RPA nu binnen bereik is voor het mkb
Tot een paar jaar geleden was robotic process automation vooral iets voor banken, verzekeraars en grote overheidsorganisaties. Die hadden de budgetten voor dure licenties, eigen automatiseringsteams en lange implementatietrajecten. Voor de meeste mkb-bedrijven lag die drempel simpelweg te hoog.
Dat beeld is flink veranderd. Daar zijn drie redenen voor.
Kleine processen, grote winst
Het interessante aan procesautomatisering in het mkb is dat de winst vaak juist in de kleine processen zit. Een grote organisatie automatiseert om duizenden transacties per dag te verwerken.
Een mkb-bedrijf wint al veel met één robot die elke dag een uur handwerk overneemt. Op jaarbasis is dat ruim tweehonderd uur, ruwweg vijf volle werkweken.
Wanneer loont RPA voor jouw mkb-bedrijf?
De bedrijfsgrootte zegt eigenlijk weinig. Een bedrijf met vijftien medewerkers en een drukke orderverwerking kan meer baat hebben bij RPA dan een organisatie van tweehonderd mensen met weinig repeterend werk. Kijk daarom niet naar je omvang, maar naar je processen.
Signalen dat automatiseren in het mkb zinvol is
Herken je een of meer van deze situaties? Dan is de kans groot dat een software robot je iets oplevert.
- Medewerkers tikken gegevens over van het ene systeem naar het andere.
- Er blijven taken liggen omdat niemand er tijd voor heeft.
- Fouten in orders, facturen of klantgegevens leiden regelmatig tot herstelwerk.
- In drukke periodes loopt de backoffice achter.
- Je overweegt iemand aan te nemen voor puur administratief werk.
- Je werkt met een ouder systeem of een portaal waar geen koppeling voor bestaat.
Wil je zien hoe dit er in de praktijk uitziet? In RPA voorbeelden lees je 15 processen die mkb-bedrijven vaak als eerste automatiseren.
De rekensom in drie stappen
Of RPA loont, kun je met een eenvoudige berekening inschatten.
-
Bepaal de tijd per keer
Hoeveel minuten kost de taak gemiddeld?
-
Tel het volume
Hoe vaak komt de taak per maand voor?
-
Reken met de uurkosten
Wat kost een uur van de medewerker die het nu doet, inclusief werkgeverslasten?
RPA of de automatisering in je bestaande software?
Veel mkb-bedrijven gebruiken al software met automatiseringsmogelijkheden. Je CRM stuurt automatisch een bevestigingsmail, je boekhoudpakket importeert bankafschriften en een workflow wijst nieuwe leads toe aan de juiste verkoper. Waarom zou je dan nog RPA nodig hebben?
Het antwoord zit in het woord tussen. De automatisering in je software werkt binnen dat ene systeem, of tussen systemen die via een API met elkaar kunnen praten. Zodra een taak systemen raakt zonder koppeling, houdt die automatisering op. Daar begint het handwerk, en daar komt een software robot in beeld.
| Situatie | Beste aanpak |
|---|---|
| Taak speelt zich af binnen één systeem | Ingebouwde workflow van dat systeem |
| Twee systemen met een goede API | API-koppeling |
| Systeem zonder API, ouder pakket of extern portaal | RPA |
| Taak met ongestructureerde input zoals vrije tekst | RPA in combinatie met AI |
De slimste aanpak is meestal een combinatie. Gebruik de automatisering die je al hebt waar dat kan, en zet een robot in voor de gaten ertussen. Hoe je die keuze maakt, lees je in RPA, API-koppelingen of low-code: welke automatiseringsaanpak past bij jou?.
Wat kost RPA voor een mkb-bedrijf?
De kosten van RPA bestaan uit drie onderdelen. Als je die uit elkaar trekt, wordt het een stuk makkelijker om te vergelijken.
Waar mkb-bedrijven op besparen
Door klein te beginnen houd je de investering overzichtelijk. Kies één proces, laat zien dat het werkt en gebruik de besparing om het volgende proces te financieren. Zo verdient de automatisering zichzelf als het ware terug. Bedragen op deze pagina zijn indicatief en exclusief btw; de werkelijke kosten hangen af van je situatie.
Welke RPA software past bij het mkb?
Niet elke RPA software is gemaakt voor een organisatie met een kleine IT-afdeling, of helemaal geen. Let bij het kiezen vooral op hoe goed de oplossing aansluit op je bestaande systemen, hoe eenvoudig je zelf aanpassingen kunt doen en wat de totale kosten zijn over een paar jaar.
In RPA software kiezen zetten we alle selectiecriteria voor je op een rij.
Heb je eigen IT-kennis nodig?
Een veelgehoorde zorg bij ondernemers: "We hebben geen IT-afdeling, dus dit is niets voor ons." Gelukkig is dat zelden waar. Je hebt vooral iemand nodig die het proces goed kent. Dat is meestal een medewerker die het werk nu zelf uitvoert.
De technische kant, zoals het bouwen, testen en beveiligen van de robot, kun je uitbesteden aan een implementatiepartner. Na de oplevering kunnen eenvoudige aanpassingen vaak in eigen huis worden gedaan, zeker met RPA software die werkt met een recorder en visuele workflows. Voor grotere wijzigingen en onderhoud maak je afspraken met je partner.
Software robots als antwoord op personeelstekort
In veel sectoren is het lastig om goede administratieve krachten te vinden. Vacatures blijven maanden openstaan en het bestaande team draait overuren. Software robots lossen dat probleem niet volledig op, maar ze halen wel de druk van de ketel.
Een robot neemt het repeterende werk over, zodat je huidige team zich kan richten op taken waar menselijk inzicht voor nodig is. Groeit je bedrijf, dan groeit de robot moeiteloos mee. Hij verwerkt net zo makkelijk honderd als duizend orders per maand. Zo kun je groeien zonder dat je direct extra mensen hoeft aan te nemen voor puur uitvoerend werk.
Belangrijk daarbij: wees open naar je medewerkers. Leg uit dat de robot hun saaiste taken overneemt en niet hun baan. In de praktijk zijn medewerkers vaak de grootste voorstanders, zodra ze merken hoeveel tijd ze terugkrijgen.
De risico's van RPA en hoe je ze beperkt
RPA is geen toverstaf. Wie zonder plan begint, loopt tegen een paar bekende valkuilen aan. Het goede nieuws: ze zijn allemaal te voorkomen.
Klein beginnen met RPA voor het mkb
De beste manier om te ontdekken wat RPA voor jouw organisatie betekent, is gewoon beginnen. Klein, overzichtelijk en met een duidelijk doel. Zo ziet een typische start eruit.
Door in stappen te werken, houd je de kosten beheersbaar en bouw je draagvlak op. Elke geslaagde robot maakt het makkelijker om de volgende te verantwoorden. Hoe je een volledig traject aanpakt, inclusief governance en beheer, lees je in RPA implementeren.
-
Inventariseer
Vraag je teams welke taken het meeste tijd kosten en het minst leuk zijn. Maak een lijstje van vijf tot tien kandidaten.
-
Kies één proces
Selecteer het proces met de beste verhouding tussen winst en eenvoud. Weinig uitzonderingen, veel volume.
-
Bouw een eerste robot
Laat het proces vastleggen, de robot bouwen en testen met echte gegevens.
-
Meet het resultaat
Hoeveel tijd bespaar je? Hoeveel minder fouten zijn er? Leg het vast, zodat je een goede basis hebt voor de volgende stap.
-
Breid uit
Pak het volgende proces aan, of breid de bestaande robot uit met uitzonderingen die hij nu nog doorstuurt.
Als klein team dachten we dat RPA te groot voor ons was. Eén robot bleek genoeg om de achterstand in onze administratie weg te werken.
Ontdek wat RPA jouw mkb-bedrijf oplevert
RPA voor het mkb draait niet om grote budgetten of complexe IT-projecten. Het gaat om het slim overdragen van werk dat je team nu tijd en energie kost. Met één goed gekozen proces kun je al binnen enkele weken het verschil merken.
Mobile XL helpt mkb-bedrijven in Nederland en Vlaanderen bij elke stap. We brengen je processen in kaart, berekenen wat automatisering je oplevert en bouwen je eerste software robot met de RPA software die past bij jouw systemen. Betaalbaar, AVG-proof en zonder dat je bestaande software hoeft te veranderen.
Veelgestelde vragen over RPA voor het mkb
-
Ja. De drempel is de afgelopen jaren flink lager geworden, onder meer doordat RPA steeds vaker in bestaande software is ingebouwd. Ook een klein bedrijf met een drukke backoffice kan met één robot al veel tijd besparen.
-
De grootte van je bedrijf is minder belangrijk dan het volume van je processen. Komt een taak vaak voor en kost die veel tijd, dan kan RPA al lonen bij een team van tien medewerkers.
-
De kosten bestaan uit licenties, inrichting en beheer. Bij enterprise-platformen zijn vooral de licenties hoog. Gebruik je Zoho One, dan zit Zoho RPA zonder meerprijs in je abonnement en betaal je vooral voor de inrichting van de robots.
-
Niet per se. Je hebt vooral iemand nodig die het proces goed kent. Het bouwen en beveiligen van de robot kun je overlaten aan een implementatiepartner zoals Mobile XL.
-
Een eerste, eenvoudige robot kan binnen enkele weken live staan. De tijdsbesparing merk je direct vanaf de eerste dag dat de robot draait.
-
De automatisering in je software werkt binnen dat systeem of via API-koppelingen. RPA vult de gaten daartussen, bijvoorbeeld bij oudere software of portalen zonder koppeling.
-
Ja. Een robot neemt het repeterende werk over, zodat je huidige team zich kan richten op taken waar mensen echt voor nodig zijn. Zo kun je groeien zonder direct extra administratieve krachten aan te nemen.
-
Dat hangt af van je systemen. Werk je met Zoho One, dan is Zoho RPA een logische keuze. Voor processen waarin robots en mensen nauw samenwerken, is Collabotics een sterke optie. Enterprise-platformen zijn voor het mkb vaak duurder en complexer dan nodig.
-
De bekendste risico's zijn het automatiseren van een slecht proces, robots die vastlopen na een update en onduidelijk eigenaarschap. Met een goede voorbereiding, monitoring en duidelijke afspraken beperk je die risico's.
-
Dat is zelfs de aanbevolen aanpak. Begin met één proces, meet het resultaat en breid daarna stap voor stap uit.
Benieuwd waar jouw grootste kansen liggen?
Plan een vrijblijvend adviesgesprek met een van onze specialisten.