RPA implementeren: stappenplan van procesanalyse tot livegang
De beslissing is genomen: je wilt aan de slag met software robots. Je weet welke processen tijd kosten en je hebt een idee van wat automatisering oplevert. Nu komt de vraag hoe je het aanpakt. Want RPA implementeren is meer dan een stukje software installeren. Het succes van je eerste robot hangt vooral af van de voorbereiding, de keuze van het proces en de afspraken die je maakt over beheer.
Voordat je begint: doel, team en draagvlak
Veel organisaties willen meteen een robot bouwen. Begrijpelijk, maar de tijd die je in de voorbereiding steekt, verdien je later dubbel terug. Zorg dat drie dingen helder zijn voordat je het eerste proces aanpakt.
Een concreet doel
Wat wil je bereiken? "Efficiënter werken" is te vaag. Formuleer een meetbaar doel, bijvoorbeeld: de verwerkingstijd van inkoopfacturen halveren, of de backoffice laten meegroeien zonder extra personeel. Een concreet doel helpt je straks bij het kiezen van het juiste proces en bij het meten van het resultaat. Hoe je dat resultaat in geld uitdrukt, lees je in RPA kosten en ROI.
Het juiste team
Een RPA-project is geen IT-project alleen. Je hebt verschillende mensen nodig, elk met een eigen rol.
| Rol | Verantwoordelijkheid |
|---|---|
| Opdrachtgever | Bewaakt het doel, maakt budget vrij en neemt beslissingen |
| Proceseigenaar | Kent het proces, is verantwoordelijk voor het resultaat van de robot |
| Key user | Voert het werk nu uit, levert input voor de analyse en test de robot |
| RPA-ontwikkelaar | Bouwt, test en documenteert de robot; vaak de implementatiepartner |
| IT en beveiliging | Regelt toegang, accounts, infrastructuur en controleert de beveiliging |
In een mkb-organisatie kan één persoon meerdere rollen vervullen. Dat is prima, zolang duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is.
Draagvlak bij medewerkers
Automatisering roept vragen op. Wat betekent dit voor mijn werk? Wees daar vanaf het begin open over. Leg uit welke taken de robot overneemt en wat medewerkers in de vrijgekomen tijd gaan doen.
Betrek de key users actief bij de analyse en het testen. Zij weten precies waar de knelpunten zitten, en hun betrokkenheid vergroot de acceptatie enorm.
Stappenplan RPA: zo implementeer je je eerste robot
Het stappenplan hieronder is een beproefde aanpak voor organisaties die voor het eerst RPA implementeren. Elke stap bouwt voort op de vorige.
-
Processen inventariseren en selecteren
Maak samen met de afdelingen een lijst van taken die veel tijd kosten, vaak voorkomen en volgens vaste regels verlopen. Vraag vooral de mensen die het werk uitvoeren; zij weten het best welke klusjes ze kwijt willen. In RPA voorbeelden vind je 15 processen ter inspiratie.
Beoordeel elke kandidaat op een paar criteria: hoeveel tijd kost het, hoe vaak komt het voor, hoeveel uitzonderingen zijn er en hoe stabiel zijn de systemen waarin het speelt? Kies voor je eerste robot het proces met de beste verhouding tussen winst en eenvoud. Een quick win zorgt voor vertrouwen en draagvlak.
-
Het proces analyseren en vastleggen
In de procesanalyse leg je stap voor stap vast hoe het proces nu verloopt. Welke systemen worden geopend, welke gegevens worden overgenomen, welke beslissingen worden genomen en welke uitzonderingen komen voor? Het resultaat is een procesbeschrijving die als blauwdruk dient voor de robot.
Dit is ook het moment om kritisch te kijken. Zijn alle stappen nog nodig? Kun je iets vereenvoudigen of schrappen? Wie een inefficiënt proces automatiseert, krijgt een snel inefficiënt proces. Een paar uur extra analyse bespaart je later veel onderhoud.
Leg in deze stap ook vast hoe je het succes meet. Noteer de huidige doorlooptijd, de tijd per taak en het aantal fouten. Deze nulmeting heb je straks nodig om aan te tonen wat de robot oplevert.
-
De RPA software kiezen
Met de procesbeschrijving in de hand weet je welke systemen de robot moet bedienen en wat hij moet kunnen. Dat helpt je bij het kiezen van de juiste RPA software. Kijk naar de aansluiting op je bestaande systemen, het gebruiksgemak, de beveiliging en de totale kosten over een paar jaar.
Werk je met Zoho One, dan ligt Zoho RPA voor de hand. Het zit zonder meerprijs in je abonnement, sluit aan op de Zoho-apps en werkt ook in Windows-applicaties, webportalen en Excel. Voor processen waarin robots en medewerkers nauw samenwerken, is Collabotics een sterke optie. Alle selectiecriteria vind je in RPA software kiezen.
-
De software robot bouwen als proof of concept
Bouw de eerste robot als proof of concept. Je automatiseert het hoofdpad van het proces, de route die in de meeste gevallen wordt gevolgd. Uitzonderingen laat je in deze fase nog door naar een medewerker. Zo zie je snel of de aanpak werkt, zonder dat je weken bezig bent met zeldzame situaties.
Bij het bouwen van een software robot let je op een paar zaken:
- Gebruik vaste herkenningspunten. Laat de robot velden en knoppen herkennen op basis van stabiele kenmerken, niet op basis van een positie op het scherm.
- Bouw foutafhandeling in. Wat moet de robot doen als een scherm niet laadt of een veld leeg is? Leg vast wanneer hij opnieuw probeert en wanneer hij een melding stuurt.
- Log elke stap. Zo kun je achteraf precies zien wat de robot heeft gedaan en waar het eventueel misging.
- Documenteer. Een korte beschrijving van wat de robot doet, welke systemen hij gebruikt en wie de eigenaar is, maakt beheer later een stuk eenvoudiger.
Werkt het proof of concept naar tevredenheid, dan breid je de robot stap voor stap uit met de belangrijkste uitzonderingen. Meer achtergrond over best practices bij het bouwen en uitrollen van robots vind je in een kennisartikel van UiPath.
-
Testen in een veilige omgeving
Een robot die in productie fouten maakt, doet dat razendsnel en op grote schaal. Testen is daarom geen sluitpost, maar een van de belangrijkste stappen bij het implementeren van RPA.
Test bij voorkeur in een testomgeving met gegevens die lijken op de echte situatie. Doorloop daarbij drie soorten tests:
- Functionele test. Doet de robot wat hij moet doen bij een normaal geval?
- Uitzonderingstest. Hoe reageert hij op afwijkende situaties, zoals een ontbrekend veld, een dubbele factuur of een systeem dat niet reageert?
- Acceptatietest. De key users controleren de resultaten en geven akkoord. Zij kennen het proces en zien direct of iets niet klopt.
Pas wanneer alle drie de tests zijn geslaagd, is de robot klaar voor livegang.
-
Livegang en nazorg
Ga niet in één keer volledig live. Laat de robot de eerste weken onder toezicht draaien, bijvoorbeeld op een deel van het volume of met een extra controle door een medewerker. Zo vang je eventuele problemen op voordat ze impact hebben.
In deze nazorgperiode monitor je de robot intensief. Hoeveel taken verwerkt hij, hoeveel stuurt hij door en hoe vaak loopt hij vast? Vergelijk de resultaten met je nulmeting. Na een paar weken stabiel draaien kun je het toezicht afbouwen en het volledige volume overdragen.
RPA governance: afspraken die je robot gezond houden
Een robot die live staat, is niet klaar. Systemen veranderen, processen worden aangepast en volumes groeien. RPA governance is het geheel van afspraken over wie wat doet, hoe je wijzigingen doorvoert en hoe je de robots onder controle houdt. Zonder die afspraken blijven meldingen liggen en raken robots langzaam verouderd.
Goede RPA governance beantwoordt in elk geval deze vragen:
Wat gebeurt er als een robot vastloopt?
Vastlopen is bij RPA geen uitzondering, maar iets waar je op voorbereid moet zijn. Een goed gebouwde robot herkent dat er iets misgaat, legt vast waar hij was gebleven en stuurt een melding.
De beheerder zoekt de oorzaak, bijvoorbeeld een gewijzigd scherm of een verlopen wachtwoord, en past de robot aan. Taken die in de tussentijd zijn blijven liggen, worden alsnog verwerkt. Met monitoring en duidelijke afspraken is een storing meestal binnen korte tijd verholpen.
Een RPA implementatie die AVG-proof is
Een robot logt in op systemen en werkt met gegevens, vaak ook persoonsgegevens van klanten of medewerkers. Behandel de robot daarom als een medewerker met toegangsrechten, en pas dezelfde zorgvuldigheid toe.
Waarom RPA-projecten mislukken, en hoe jij dat voorkomt
Niet elk RPA-project wordt een succes. De oorzaak ligt zelden bij de techniek. Meestal gaat het mis in de aanpak. Dit zijn de valkuilen die we in de praktijk het vaakst tegenkomen.
| Valkuil | Wat er gebeurt | Zo voorkom je het |
|---|---|---|
| Verkeerd proces gekozen | Te complex, te veel uitzonderingen of te weinig volume | Selecteer op winst én eenvoud, begin met een quick win |
| Geen procesverbetering vooraf | Een inefficiënt proces wordt geautomatiseerd | Vereenvoudig eerst, automatiseer daarna |
| Te groot beginnen | Tien processen tegelijk, vertraging en frustratie | Start met één proces en schaal op |
| Geen eigenaar | Meldingen blijven liggen, de robot veroudert | Wijs per robot een proceseigenaar aan |
| Weinig draagvlak | Medewerkers werken de robot tegen of omzeilen hem | Betrek key users vanaf het begin |
| Geen beheerafspraken | Een systeemupdate legt de robot onverwacht stil | Leg governance en wijzigingsbeheer vooraf vast |
Wat opvalt: bijna al deze valkuilen ontstaan vóór de eerste regel van de robot is gebouwd. Een goede voorbereiding is daarmee de beste garantie voor een geslaagde RPA implementatie.
Na RPA implementeren: opschalen van één naar meerdere robots
Draait je eerste robot stabiel en zie je het resultaat terug in de cijfers? Dan is het tijd voor de volgende stap. Opschalen gaat het best als je de lessen van je eerste project meeneemt.
Wil je eerst nog eens terug naar de basis? Op onze pagina over robotic process automation lees je hoe de techniek werkt. En twijfel je of het voor jouw organisatie loont, dan helpt RPA voor het mkb je verder.
-
Hergebruik wat werkt
Onderdelen van je eerste robot, zoals het inloggen op een systeem of het uitlezen van een bepaald scherm, kun je vaak hergebruiken. Dat maakt elke volgende robot sneller en goedkoper.
-
Houd een pijplijn bij
Zet alle procesideeën op één lijst en beoordeel ze op dezelfde criteria als bij je eerste selectie. Zo werk je altijd aan het proces met de meeste waarde.
-
Centraliseer kennis
Naarmate het aantal robots groeit, loont het om de kennis te bundelen. In grotere organisaties gebeurt dat in een centraal team. In het mkb kan het ook één aanspreekpunt zijn, ondersteund door je implementatiepartner.
-
Kijk verder dan RPA
Met meer robots ontstaat ook het inzicht dat sommige processen beter kunnen met een API-koppeling, een low-code applicatie of AI. De combinatie van die technieken heet hyperautomation. Hoe je die stap zet, lees je in Hyperautomation: RPA, AI en procesmanagement gecombineerd.
We zijn met één proces begonnen en hebben dat eerst goed neergezet. Daarna ging het tweede proces een stuk sneller.
Start je RPA implementatie met Mobile XL
RPA implementeren hoeft geen groot of risicovol project te zijn. Met een helder doel, het juiste eerste proces en goede afspraken over beheer staat je eerste robot binnen enkele weken live, en leg je meteen de basis om verder te groeien.
Mobile XL begeleidt je door alle zes de stappen. We analyseren je processen, kiezen samen de RPA software die past bij jouw systemen, bouwen en testen de robot en richten het beheer zo in dat je er jarenlang plezier van hebt. Veilig, AVG-proof en afgestemd op de schaal van jouw organisatie.
Veelgestelde vragen over RPA implementeren
-
Een eerste, eenvoudige robot kan binnen enkele weken live staan, inclusief analyse, bouw en test. Processen die door meerdere systemen lopen of veel uitzonderingen kennen, vragen meer tijd.
-
Begin met een concreet doel en een inventarisatie van processen. Vraag de mensen die het werk uitvoeren welke taken veel tijd kosten en volgens vaste regels verlopen. Kies daaruit het proces met de beste verhouding tussen winst en eenvoud.
-
In elk geval een opdrachtgever, een proceseigenaar, een of meer key users die het werk nu uitvoeren, een RPA-ontwikkelaar en iemand van IT of beveiliging. In een mkb-organisatie kan één persoon meerdere rollen vervullen.
-
Een proof of concept is een eerste versie van de robot die alleen het hoofdpad van het proces automatiseert. Zo zie je snel of de aanpak werkt. Daarna breid je de robot stap voor stap uit met uitzonderingen.
-
Test in een veilige omgeving met realistische gegevens. Doorloop een functionele test, een test met uitzonderingen en een acceptatietest door de key users. Pas als alle drie slagen, gaat de robot live.
-
RPA governance zijn de afspraken over eigenaarschap, meldingen, wijzigingen, toegang en rapportage. Zonder die afspraken blijven storingen liggen en raken robots verouderd. Goede governance houdt je robots betrouwbaar.
-
Een goed gebouwde robot legt vast waar hij was gebleven en stuurt een melding. De beheerder lost de oorzaak op, zoals een gewijzigd scherm of verlopen wachtwoord, waarna de taken die zijn blijven liggen alsnog worden verwerkt.
-
Bewaar inloggegevens versleuteld, geef de robot alleen de rechten die hij nodig heeft, log alle handelingen en sla geen overbodige gegevens op. Leg afspraken met je implementatiepartner vast in een verwerkersovereenkomst.
-
Meestal door de aanpak, niet door de techniek. Bekende oorzaken zijn een verkeerd gekozen proces, te groot beginnen, geen eigenaar, weinig draagvlak en ontbrekende afspraken over beheer.
-
Hergebruik onderdelen van je eerste robot, houd een lijst bij van nieuwe procesideeën, bundel de kennis bij een vast aanspreekpunt en kijk ook naar andere technieken zoals API-koppelingen en AI.
Klaar voor je eerste robot?
Plan een vrijblijvend adviesgesprek met een van onze specialisten.