Robotic process automation: zo laat je software robots het repeterende werk doen
Hoeveel uur per week gaat er in jouw organisatie op aan overtikken, kopiëren en plakken? Facturen die van een pdf in de boekhouding belanden. Orders die uit een webportaal in het ERP-systeem worden gezet. Gegevens van nieuwe medewerkers die in vier verschillende systemen worden ingevoerd. Het is werk dat moet gebeuren, maar niemand wordt er blij van. Robotic process automation, kortweg RPA, neemt precies dit soort taken over.
Wat is robotic process automation?
Robotic process automation is software die handelingen van een medewerker op een computerscherm nadoet. Een software robot klikt op knoppen, vult formulieren in, opent e-mails, leest bestanden uit en zet gegevens van het ene systeem in het andere. Precies zoals een mens dat zou doen, alleen sneller, foutloos en op elk moment van de dag.
Het woord robot zet je misschien op het verkeerde been. Er staat geen machine aan je bureau. Een RPA-robot is een stukje software dat draait op een computer, een server of in de cloud. Daarom wordt ook vaak gesproken over een bot of een digitale collega.
Het grote verschil met andere vormen van automatisering zit in de manier waarop de robot met systemen werkt. De meeste koppelingen praten via de achterkant met elkaar, via een API. Een software robot werkt via de voorkant: de gebruikersinterface. Daardoor hoeft er aan je bestaande systemen niets te veranderen. Ook oudere software zonder koppelmogelijkheden, een leveranciersportaal of een overheidswebsite kan een robot gewoon bedienen.
Waar RPA vandaan komt
De techniek is niet nieuw. Al jaren gebruiken bedrijven scripts en macro's om kleine taken te automatiseren, bijvoorbeeld in Excel. RPA bouwt daarop voort, maar werkt over meerdere applicaties heen en is te beheren als een volwaardig onderdeel van je IT-landschap. Waar je vroeger een programmeur nodig had, kun je een robot nu vaak bouwen door je eigen handelingen op te nemen en die opname om te zetten in een workflow.
Hoe software robots in de praktijk werken
Een RPA-robot volgt een vastgelegd stappenplan. Je kunt het vergelijken met een recept: eerst dit scherm openen, dan dit veld uitlezen, als de waarde hoger is dan 1.000 euro dan een melding sturen, anders doorgaan naar de volgende stap. De robot voert dat recept elke keer op exact dezelfde manier uit.
Het bouwen van zo'n robot verloopt meestal in drie fases:
-
Opnemen
Je voert de taak een keer zelf uit terwijl de RPA software meekijkt en je klikken en toetsaanslagen vastlegt.
-
Bouwen
Op basis van die opname ontstaat een workflow. Daarin voeg je regels, uitzonderingen en controles toe.
-
Uitvoeren
De robot draait de workflow, op vaste tijden, na een trigger zoals een binnenkomende e-mail of op verzoek van een medewerker.
Attended en unattended robots
Je hebt grofweg twee soorten software robots. In de meeste organisaties zie je een combinatie van beide.
Wat een robot wel en niet kan
Een robot is ijzersterk in taken met duidelijke regels en gestructureerde gegevens. Moet hij een beslissing nemen op basis van gevoel of context, dan loopt hij vast. Dat is ook waar moderne RPA software steeds vaker AI inzet, bijvoorbeeld om tekst uit gescande documenten te herkennen. Verderop op deze pagina lees je meer over die combinatie.
De voordelen van robotic process automation
De meeste organisaties beginnen met RPA om tijd te besparen. Al snel blijkt dat de winst verder reikt dan alleen uren. Dit zijn de voordelen die je in de praktijk het vaakst terugziet.
Welke bedrijfsprocessen kun je automatiseren met RPA?
Niet elk proces is geschikt voor een robot. Een goede kandidaat voldoet aan een paar kenmerken. Het proces komt vaak voor, volgt vaste regels, werkt met digitale en gestructureerde gegevens en verandert niet elke maand. Hoe meer van deze kenmerken een taak heeft, hoe groter de kans dat RPA zich snel terugverdient.
Een handige vuistregel: als je de taak stap voor stap kunt uitleggen aan een nieuwe collega zonder dat je "het hangt ervan af" hoeft te zeggen, kan een robot het waarschijnlijk ook.
Voorbeelden per afdeling
Om het concreet te maken, zie je hieronder per afdeling een paar processen die organisaties vaak als eerste automatiseren. Wil je meer inspiratie, lees dan ook RPA voorbeelden met uitgewerkte praktijkcases.
| Afdeling | Voorbeelden van processen |
|---|---|
| Financiën | Inkoopfacturen verwerken, betalingen matchen met facturen, debiteuren herinneren, rapportages samenstellen |
| Verkoop en orderverwerking | Orders uit webportalen overnemen in het ERP, offertes aanmaken, prijzen van leveranciers ophalen |
| HR | Nieuwe medewerkers aanmaken in alle systemen, verlofaanvragen verwerken, contracten genereren |
| Klantenservice | Klantgegevens uit meerdere systemen bundelen, statusupdates versturen, adreswijzigingen doorvoeren |
| IT | Gebruikersaccounts aanmaken en blokkeren, back-ups controleren, logbestanden uitlezen |
Vooral in de backoffice liggen veel kansen. Factuurverwerking is een klassiek voorbeeld: de robot leest de factuur uit, controleert die tegen de inkooporder en zet hem klaar in je boekhoudpakket. Hoe dat precies werkt, lees je in RPA in de backoffice: factuurverwerking, orderinvoer en HR automatiseren.
Wanneer RPA niet de beste keuze is
Verandert een proces voortdurend, of bestaat het vooral uit uitzonderingen? Dan ben je met een robot vaak meer tijd kwijt aan onderhoud dan je bespaart. Hetzelfde geldt voor processen die eigenlijk niet zouden moeten bestaan. Automatiseer je een inefficiënt proces, dan heb je straks een snel inefficiënt proces. Kijk daarom altijd eerst kritisch of een stap nog nodig is.
RPA use cases voor je bedrijfsapplicaties
Een digitale worker bedient applicaties via het scherm, net als een medewerker, en voert regelgebaseerde processen elke dag op dezelfde manier uit. In combinatie met je bestaande bedrijfsapplicaties ontstaat zo een keten waarin gegevens automatisch op de juiste plek terechtkomen.
Inkoopfacturen ophalen, controleren en verwerken
Boekhoudsoftware, voorraad- en inkoopbeheer, documentbeheer, integratieplatform
Inkoopfacturen komen binnen via e-mail, leveranciersportalen of een scanservice. De digitale worker haalt ze op, leest de factuurgegevens uit en vergelijkt die met de inkooporder en de ontvangstregistratie in het voorraad- of inkoopsysteem. Hij controleert bedragen, aantallen, artikelcodes en ordernummers. Klopt alles, dan boekt hij de inkoopfactuur in de boekhoudsoftware en zet hij die klaar voor goedkeuring. Het originele document wordt opgeslagen in het documentbeheersysteem en gekoppeld aan de boeking. Wijkt er iets af, dan krijgt een medewerker een melding met de afwijking erbij.
Wat het oplevert
- Je crediteurenadministratie hoeft facturen niet meer handmatig over te typen en controleert alleen nog de afwijkingen.
- Prijs- en aantalverschillen worden direct bij binnenkomst gesignaleerd, zodat je niet betaalt voor wat niet is geleverd.
- Elke boeking is gekoppeld aan het originele document, wat de accountantscontrole eenvoudiger maakt.
- Leveranciers- en artikelgegevens worden overal op dezelfde manier vastgelegd, waardoor dubbele of afwijkende stamgegevens verdwijnen.
Klant- en productwijzigingen doorvoeren in alle systemen
CRM-systeem, voorraadbeheer, webshop, boekhoudsoftware, integratieplatform
Een klant verhuist, krijgt een nieuw btw-nummer of wisselt van contactpersoon. Een product krijgt een nieuwe prijs of wordt uit het assortiment gehaald. Zulke wijzigingen moeten in meerdere systemen worden doorgevoerd, waaronder applicaties zonder koppeling. De digitale worker neemt de wijziging over uit het CRM-systeem of het voorraadbeheer en voert die volgens vaste regels door in de boekhoudsoftware, de webshop en de overige applicaties. Het integratieplatform zorgt dat de wijziging de digitale worker direct bereikt.
Wat het oplevert
- Een wijziging wordt één keer ingevoerd en daarna automatisch overal doorgevoerd.
- Klant- en productgegevens zijn in alle systemen gelijk, zodat facturen, orders en webshopprijzen kloppen.
- Tikfouten en vergeten updates in een van de systemen worden voorkomen.
- Elke wijziging wordt gelogd, zodat je kunt terugzien wie wat wanneer heeft aangepast.
Documenten ophalen uit externe portals
Documentbeheer, CRM-systeem, low-code platform, teamchat
Veel documenten staan klaar in externe portals: polissen bij verzekeraars, beschikkingen bij overheidsinstanties, rapporten bij keuringsinstanties of facturen bij leveranciers. De digitale worker logt periodiek in op die portals, controleert of er nieuwe documenten zijn en downloadt ze. Hij slaat ze op in de juiste map in het documentbeheersysteem en koppelt ze aan het bijbehorende record in het CRM-systeem of een eigen applicatie op het low-code platform. Via de teamchat krijgt het verantwoordelijke team een melding.
Wat het oplevert
- Niemand hoeft meer dagelijks of wekelijks alle portals af te lopen.
- Documenten worden altijd volgens dezelfde naamgeving en mapstructuur opgeslagen, zodat ze snel terug te vinden zijn.
- Elk document is gekoppeld aan de juiste klant, het juiste project of het juiste dossier.
- Nieuwe documenten worden direct gesignaleerd, zodat termijnen en deadlines niet worden gemist.
Applicaties zonder API toch koppelen
Integratieplatform, low-code platform, CRM-systeem, boekhoudsoftware en andere bedrijfsapplicaties
Niet elke applicatie heeft een API. Soms bestaat er wel een, maar is een koppeling te duur of te complex voor het volume. Denk aan oudere ERP-pakketten, branchespecifieke software of portals van overheden en ketenpartners. De digitale worker voert dan de handelingen uit via de bestaande gebruikersinterface. Het integratieplatform of low-code platform stuurt de opdrachten aan en verwerkt de resultaten in de juiste applicatie. Zo worden ook oudere of gesloten systemen onderdeel van je geautomatiseerde processen.
Wat het oplevert
- Je hoeft niet te wachten op een dure maatwerkkoppeling of een vervanging van het oude systeem.
- Gegevens worden niet meer handmatig tussen systemen overgenomen, wat overtypfouten uitsluit.
- Je centrale bedrijfsapplicaties bevatten actuele gegevens, ook uit systemen zonder koppeling.
- Als het oude systeem later wordt vervangen, pas je alleen de digitale worker aan en blijven je processen gelijk.
RPA, AI agents en API-koppelingen: wat is het verschil?
In gesprekken over automatisering lopen begrippen al snel door elkaar. Toch maakt het verschil welke techniek je kiest, want elke aanpak heeft zijn eigen sterke kant.
| Aanpak | Hoe het werkt | Sterk in | Minder geschikt voor |
|---|---|---|---|
| RPA | Software robot bedient de gebruikersinterface volgens vaste regels | Systemen zonder API, snelle resultaten, regelgebaseerde taken | Processen met veel uitzonderingen of ongestructureerde input |
| API-koppeling | Systemen wisselen direct gegevens uit via de achterkant | Grote volumes, stabiele en snelle gegevensuitwisseling | Oudere software of portalen zonder API |
| AI agent | Taalmodel interpreteert input en neemt zelfstandig beslissingen binnen kaders | E-mails, vrije tekst, afwegingen en wisselende situaties | Taken die honderd procent voorspelbaar moeten verlopen |
Robotic process automation voor het mkb
Lang werd RPA gezien als iets voor banken, verzekeraars en multinationals. Daar draaien soms honderden robots tegelijk, met dure licenties en eigen automatiseringsteams. Die tijd ligt achter ons. De drempel is flink lager geworden, vooral doordat RPA software steeds vaker onderdeel is van platformen die je al gebruikt.
Voor een mkb-bedrijf ligt de winst vaak juist in de kleinere processen. Eén robot die dagelijks een uur overtypwerk overneemt, levert op jaarbasis al ruim tweehonderd uur op. Bij een organisatie met een kleine backoffice is dat het verschil tussen achterlopen en grip hebben op je administratie. Lees in RPA voor het mkb hoe je bepaalt of het voor jouw organisatie loont.
Wat kost RPA en wanneer verdien je het terug?
De kosten van RPA bestaan grofweg uit drie onderdelen: licenties voor de RPA software, de inrichting van de robots en het onderhoud daarna. Die kosten lopen sterk uiteen per platform. Enterprise-oplossingen rekenen vaak per robot of per gebruiker, met prijzen die voor een mkb-bedrijf snel oplopen. Er zijn ook oplossingen die al in een bestaand softwarepakket zijn inbegrepen, waardoor de licentiekosten nagenoeg wegvallen.
De terugverdientijd hangt vooral af van het volume en de doorlooptijd van het proces dat je automatiseert. Een eenvoudige rekensom helpt je op weg: hoeveel minuten kost de taak per keer, hoe vaak komt hij per maand voor en wat kost een uur van de medewerker die hem nu uitvoert? Zet daar de kosten van de robot tegenover en je ziet snel of het rendabel is. Een uitgebreide uitleg met rekenvoorbeeld vind je in RPA kosten en ROI.
RPA software: welke oplossing past bij jou?
De markt voor RPA software is groot, van uitgebreide enterprise-platformen tot oplossingen die naadloos aansluiten op de software die je al hebt. Bij Mobile XL werken we vooral met twee oplossingen die goed passen bij het mkb.
Waar let je op bij de keuze?
Kijk bij het selecteren van RPA software in elk geval naar deze punten. In RPA software kiezen werken we deze criteria verder uit.
Zo implementeer je robotic process automation in jouw organisatie
Een succesvol RPA-traject begint klein. Organisaties die direct tien processen tegelijk willen automatiseren, lopen vaak vast. Kies liever één proces, laat zien dat het werkt en bouw van daaruit verder. Deze stappen helpen je op weg.
-
Breng je processen in kaart
Inventariseer samen met de afdelingen welke taken veel tijd kosten, vaak voorkomen en volgens vaste regels verlopen. Medewerkers weten meestal precies welke klusjes ze het liefst kwijt willen.
-
Kies een eerste proces
Ga voor een proces met een duidelijke winst en een beperkt risico. Een quick win zorgt voor draagvlak in de organisatie.
-
Vereenvoudig waar mogelijk
Haal overbodige stappen weg voordat je gaat automatiseren. Zo voorkom je dat de robot inefficiëntie in stand houdt.
-
Bouw en test de robot
Leg het proces vast in de RPA software, voeg regels voor uitzonderingen toe en test met echte gegevens in een veilige omgeving.
-
Ga live en monitor
Laat de robot eerst onder toezicht draaien. Controleer de resultaten en stel bij waar nodig.
-
Borg beheer en eigenaarschap
Spreek af wie verantwoordelijk is voor de robot, wie meldingen oppakt en wat er gebeurt als een applicatie verandert.
-
Schaal op
Gebruik de opgedane kennis om het volgende proces aan te pakken.
Het overtypen van orders kostte ons elke dag uren. Sinds de robot dat doet, zijn de fouten verdwenen en heeft het team tijd voor ander werk.
Ontdek wat RPA voor jouw organisatie kan betekenen
Robotic process automation is geen toekomstmuziek meer, maar een praktische manier om vandaag tijd en fouten te besparen. Of je nu al met Zoho One werkt of nog op zoek bent naar de juiste oplossing: de beste start is een helder beeld van je eigen processen.
Mobile XL helpt je daarbij. We brengen samen met jou in kaart welke taken zich lenen voor automatisering, kiezen de RPA software die past bij jouw situatie en bouwen je eerste robot. Veilig, AVG-proof en zonder dat je bestaande systemen hoeven te veranderen.
Veelgestelde vragen over robotic process automation
-
Robotic process automation is software die handelingen van een medewerker op een computer nabootst. Een software robot klikt, typt, leest gegevens uit en zet ze over tussen systemen, volgens vaste regels en zonder tussenkomst van een mens.
-
RPA voert vastgelegde stappen uit en doet precies wat je hem opdraagt. AI kan zelf interpreteren en beslissen, bijvoorbeeld door de inhoud van een e-mail te begrijpen. Steeds vaker worden ze gecombineerd: AI begrijpt de input, de robot voert de handelingen uit.
-
Processen die vaak voorkomen, vaste regels volgen en met digitale gegevens werken. Denk aan factuurverwerking, orderinvoer, het aanmaken van nieuwe medewerkers in systemen en het samenstellen van rapportages.
-
Zeker. De drempel is flink lager dan een paar jaar geleden, mede doordat RPA steeds vaker onderdeel is van bestaande pakketten zoals Zoho One. Eén robot die dagelijks een uur werk overneemt, levert op jaarbasis al ruim tweehonderd uur op.
-
Dat hangt af van de gekozen RPA software, het aantal robots en de complexiteit van het proces. Je rekent met licentiekosten, inrichting en onderhoud. Bij Zoho One zit Zoho RPA zonder meerprijs in het pakket, waardoor vooral de inrichting een kostenpost is.
-
Bij een goed gekozen eerste proces zie je de resultaten vaak al binnen enkele maanden. De terugverdientijd hangt af van hoe vaak het proces voorkomt en hoeveel tijd het per keer kost.
-
In de praktijk zelden. Een robot neemt saaie en repeterende taken over, zodat je medewerkers tijd overhouden voor werk met meer waarde, zoals klantcontact en analyse. Veel organisaties gebruiken RPA juist om groei op te vangen zonder extra werkdruk.
-
Een API-koppeling laat systemen via de achterkant gegevens uitwisselen. Een software robot werkt via de gebruikersinterface, net als een mens. RPA is daardoor ideaal voor systemen zonder API of wanneer een koppeling te duur of te tijdrovend is.
-
Een eerste, eenvoudige robot kan binnen enkele weken live staan. Complexere processen met veel uitzonderingen of meerdere systemen vragen meer tijd voor analyse en testen.
-
Ja, mits je het goed inricht. Bewaar inloggegevens versleuteld, geef de robot alleen toegang tot wat hij nodig heeft en log alle handelingen. Mobile XL richt robots standaard in volgens deze principes.
Benieuwd welke processen jij als eerste kunt automatiseren?
Plan een vrijblijvend adviesgesprek met een van onze specialisten.