De backoffice is de motor van je organisatie. Facturen moeten worden geboekt, orders verwerkt, nieuwe medewerkers aangemeld en salarissen op tijd uitbetaald. Zonder dat werk staat alles stil. Tegelijk is het precies het werk dat het meest bestaat uit overtikken, controleren en kopiëren. Ga je je backoffice automatiseren, dan vind je in deze afdeling daarom de snelste en grootste winst.
Backofficeprocessen hebben vrijwel alle kenmerken die een proces geschikt maken voor RPA. Ze komen dagelijks voor, volgen vaste regels, werken met digitale documenten en veranderen niet vaak. Bovendien is de impact van een fout groot: een verkeerd geboekte factuur of een gemiste order kost direct geld en vertrouwen.
Daar komt bij dat de backoffice vaak met veel systemen tegelijk werkt. Een boekhoudpakket, een ERP, een HR-systeem, de bankomgeving, leveranciersportalen en de mailbox. Die systemen zijn lang niet altijd aan elkaar gekoppeld. Juist daar zit het handwerk, en juist daar is een software robot op zijn best. Hij werkt via het scherm en heeft dus geen koppeling nodig.
| Proces | Typische handelingen | Waarom geschikt |
|---|---|---|
| Factuurverwerking | Facturen uitlezen, controleren, boeken, betaalbaar stellen | Hoog volume, vaste controles, digitale documenten |
| Orderverwerking | Orders uit mail en portalen overnemen in het ERP | Veel systemen zonder koppeling, foutgevoelig overtypen |
| HR-administratie | Medewerkers aanmelden en afmelden, verlof en uren verwerken | Veel systemen per handeling, vaste stappen |
Verderop op deze pagina lees je per proces hoe het automatiseren in de praktijk werkt. Meer voorbeelden uit andere afdelingen vind je in RPA voorbeelden.
Inkoopfacturen zijn voor veel organisaties het grootste volume in de backoffice. Elke factuur moet worden geopend, uitgelezen, gecontroleerd, gecodeerd, goedgekeurd en geboekt. Bij honderden facturen per maand loopt dat al snel op tot dagen werk.
De robot controleert de factuurmailbox of een map op de server en haalt nieuwe facturen op, ook uit leveranciersportalen.
Met intelligente documentverwerking leest de software factuurnummer, datum, leverancier, bedragen, btw en orderregels uit. Ook bij pdf's met een afwijkende opmaak of gescande facturen.
De robot vergelijkt de factuur met de inkooporder en, waar van toepassing, met de ontvangstbevestiging. Kloppen aantallen en prijzen? Is de factuur niet al eerder ingediend?
Is alles in orde, dan maakt de robot de boeking aan in je boekhoudpakket, met de juiste grootboekrekening en kostenplaats.
Facturen boven een bepaald bedrag of zonder inkooporder zet de robot klaar voor goedkeuring door de budgethouder.
De originele factuur wordt gekoppeld aan de boeking en gearchiveerd.
Orders komen via allerlei kanalen binnen: de webshop, e-mail, pdf-bestellingen en de inkoopportalen van grote afnemers. Vooral die portalen zijn een bron van handwerk. Elke afnemer heeft zijn eigen systeem, en geen van die systemen is gekoppeld aan jouw ERP.
De robot logt op vaste momenten in op de portalen van je afnemers, opent de orderinbox en haalt nieuwe bestellingen op.
Artikelnummers, aantallen, prijzen, afleveradressen en gewenste leverdata worden uitgelezen, ook uit pdf-bestellingen.
De robot controleert of artikelnummers bestaan, of prijzen overeenkomen met de afspraken en of de klant binnen zijn kredietlimiet blijft.
De order wordt met alle regels aangemaakt in het ERP of CRM.
De klant krijgt automatisch een orderbevestiging, en waar nodig zet de robot de bevestiging ook terug in het portaal van de afnemer.
Orders die niet kloppen, zoals een onbekend artikelnummer of een afwijkende prijs, komen op een lijst voor de binnendienst. Zij kunnen zich zo richten op de orders die echt aandacht nodig hebben.
Orders staan binnen minuten in het systeem in plaats van aan het eind van de dag. Er sluipen geen tikfouten meer in artikelnummers of aantallen, waardoor je minder verkeerde leveringen en retouren hebt. En in drukke periodes verwerkt de robot het extra volume moeiteloos, zonder dat je tijdelijke krachten nodig hebt. Voor mkb-bedrijven met een kleine binnendienst kan dat het verschil maken. Lees meer in RPA voor het mkb.
HR-administratie bestaat uit veel kleine handelingen in veel verschillende systemen. Eén nieuwe medewerker betekent al snel een registratie in het HR-systeem, de salarisadministratie, de planning, het CRM, de e-mailomgeving en het toegangssysteem. Doe je dat met de hand, dan is de kans groot dat er ergens iets wordt vergeten.
Werk je met Zoho People, dan sluiten deze processen aan op je bestaande HR-omgeving. Een robot vult de gaten op naar systemen die geen directe koppeling hebben, zoals een extern salarispakket of het toegangssysteem van je pand.
Zodra een contract is getekend, start de robot het onboardingproces. Hij maakt de medewerker aan in alle systemen, vraagt een e-mailadres en laptop aan, zet de juiste rechten klaar en stuurt de leidinggevende een checklist voor de eerste werkdag. Zo kan een nieuwe collega op dag één direct aan de slag.
Bij een uitdiensttreding doet de robot het omgekeerde. Op de laatste werkdag blokkeert hij alle accounts, trekt hij licenties in en legt hij vast welke apparatuur moet worden ingeleverd. Dat voorkomt vergeten toegangsrechten, wat goed is voor je informatiebeveiliging. En je betaalt geen licenties meer voor mensen die al vertrokken zijn.
De robot verzamelt goedgekeurde verlofaanvragen, urenregistraties en salarismutaties, controleert ze op volledigheid en zet ze door naar de salarisadministratie. Ontbreekt er iets, dan krijgt de medewerker automatisch een herinnering. Zo verloopt de salarisrun zonder last-minute correcties.
Een veelgestelde vraag: werkt RPA wel met mijn boekhoudpakket? Het antwoord is bijna altijd ja. Een software robot werkt via het scherm, net als je medewerkers. Elk systeem dat zij kunnen bedienen, kan de robot in principe ook bedienen. Of het nu een cloudpakket is of software die al jaren op een lokale server draait.
De besparing verschilt per organisatie, maar de rekensom is altijd hetzelfde: tijd per taak × aantal keer per maand × het deel dat de robot volledig afhandelt. Bij de drie processen op deze pagina loopt dat in een gemiddelde mkb-backoffice al snel op tot tientallen uren per maand. Daar komen de minder zichtbare voordelen bij: minder fouten, snellere doorlooptijden en een team dat minder piekbelasting ervaart. Meer achtergrond over automatisering in finance en administratie vind je in een kennisartikel van UiPath.
Zeker. Automatisering verandert het werk in de backoffice, maar maakt je mensen niet overbodig. De robot neemt het repeterende werk over: overtypen, controleren, doorzetten. Wat overblijft, is het werk waarvoor menselijke kennis en oordeel nodig zijn.
Denk aan het afhandelen van uitzonderingen, het contact met leveranciers bij een prijsverschil, het analyseren van cijfers en het verbeteren van processen. Medewerkers worden van uitvoerders regisseurs van het proces. In de praktijk blijkt dat werk vaak een stuk leuker en waardevoller. Bovendien helpt automatisering om groei op te vangen zonder dat de werkdruk stijgt, wat in een krappe arbeidsmarkt een groot voordeel is.
Betrek je backofficeteam daarom vanaf het begin. Zij kennen de processen het best en weten precies waar het knelt. Hoe je dat aanpakt, lees je in RPA implementeren.
In de backoffice werkt een robot met gevoelige gegevens: bankgegevens, salarissen, persoonsgegevens van medewerkers en klanten. Zorgvuldigheid is daarom essentieel.
Combineer je RPA met AI om documenten of e-mails te laten interpreteren? Lees dan ook RPA vs AI agents over hoe je daarbij de controle houdt.
Nieuwe collega's stonden vroeger pas na een paar dagen in al onze systemen. Nu regelt de robot dat op hun eerste werkdag.
Factuurverwerking, orderinvoer en HR-administratie zijn processen die elke dag terugkomen en elke dag tijd kosten. Door je backoffice te automatiseren met software robots, krijg je die tijd terug, verdwijnen fouten en kan je team zich richten op het werk dat er echt toe doet. Voor de basis van de techniek kun je terecht op onze pagina over robotic process automation.
Mobile XL helpt je om de juiste start te maken. We kijken samen welk backofficeproces het meeste oplevert, bouwen de robot met Zoho RPA of Collabotics en zorgen dat alles veilig en AVG-proof is ingericht. Zo zie je binnen enkele weken resultaat.
De robot haalt facturen op uit de mailbox of een portaal, leest de gegevens uit, controleert ze tegen de inkooporder en boekt ze in je boekhoudpakket. Facturen die afwijken, zet hij klaar voor een medewerker.
Ja. Met intelligente documentverwerking, een combinatie van RPA en AI, herkent de software de velden op een factuur, ook bij een afwijkende opmaak, een scan of zelfs handgeschreven documenten.
Factuurverwerking, orderinvoer en HR-administratie leveren meestal de meeste winst op. Ook betalingen matchen, debiteurenherinneringen en periodieke rapportages zijn goede kandidaten.
De robot logt op vaste momenten in op de portalen van je afnemers, haalt nieuwe orders op, controleert artikelnummers en prijzen en voert de order in je ERP of CRM in. De klant krijgt automatisch een bevestiging.
Denk aan het aanmelden van nieuwe medewerkers in alle systemen, het blokkeren van accounts bij uitdiensttreding en het verwerken van verlof, uren en salarismutaties.
Die komen in een aparte werkbak, met een omschrijving van het probleem. Een medewerker handelt de uitzondering af. Omdat de robot het meeste werk al heeft gedaan, kost dat veel minder tijd.
Bijna altijd. Een software robot werkt via het scherm en kan elk systeem bedienen dat een medewerker ook kan bedienen. Werk je met Zoho Books, dan sluit Zoho RPA daar direct op aan.
Bij 400 facturen per maand van 8 minuten elk, waarvan de robot 90 procent volledig afhandelt, bespaar je zo'n 48 uur per maand. Je eigen besparing hangt af van je volume en de tijd per factuur.
Ja, mits je het goed inricht. Beperk de rechten van de robot, bewaar inloggegevens versleuteld, log alle handelingen en sla geen onnodige gegevens op.
Ja. De robot neemt het repeterende werk over, maar uitzonderingen, contact met leveranciers, analyse en procesverbetering blijven mensenwerk. Medewerkers worden regisseurs van het proces.
Plan een vrijblijvend adviesgesprek met een van onze specialisten.
