RPA voorbeelden: 15 processen die je direct kunt automatiseren
Je weet inmiddels wat een software robot is. Maar wat laat je hem dan concreet doen? Dat is meestal de vraag waar organisaties op vastlopen. Het idee van automatisering klinkt aantrekkelijk, alleen is het lastig om het te vertalen naar je eigen werkvloer. Daarom vind je op deze pagina 15 RPA voorbeelden uit de praktijk, verdeeld over de afdelingen waar je ze het vaakst tegenkomt.
Wat de robot doet en wat het oplevert
Bij elk voorbeeld lees je wat de robot precies doet en wat het je oplevert. Zo herken je snel welke taken in jouw organisatie in aanmerking komen. Ben je nog niet bekend met de basis? Lees dan eerst onze pagina over robotic process automation, waarin we uitleggen hoe de techniek werkt.
Wanneer is een proces geschikt voor RPA?
Voordat je naar de voorbeelden kijkt, is het handig om te weten waarom juist deze processen zich lenen voor automatisering. Ze hebben namelijk een aantal kenmerken gemeen. Hoe meer van deze kenmerken een taak heeft, hoe sneller een robot zich terugverdient.
Herken je deze kenmerken in een taak die je collega's nu met de hand uitvoeren? Dan heb je waarschijnlijk een goede kandidaat te pakken. De 15 RPA voorbeelden hieronder voldoen allemaal aan dit profiel.
RPA voorbeelden in financiën en administratie
De financiële afdeling is vaak de eerste plek waar organisaties met RPA starten. Er komen veel documenten binnen, de regels zijn helder en een fout in de administratie kost direct geld. Het is daarom ook de afdeling met de meeste bekende RPA toepassingen.
Wil je dieper ingaan op automatisering in de backoffice? In RPA in de backoffice: factuurverwerking, orderinvoer en HR automatiseren werken we deze processen stap voor stap uit.
-
Inkoopfacturen verwerken
Leveranciers sturen hun facturen als pdf naar een algemeen mailadres. De robot opent elke mail, haalt de bijlage eruit en leest het factuurnummer, het bedrag, de btw en de leverancier uit. Daarna controleert hij of er een bijbehorende inkooporder is en of de bedragen kloppen. Klopt alles, dan zet hij de factuur klaar in je boekhoudpakket. Wijkt er iets af, dan krijgt een medewerker een melding.
- Wat het oplevert
Facturen worden dezelfde dag verwerkt, je mist geen betaaltermijnen meer en je team hoeft alleen nog naar de uitzonderingen te kijken.
-
Bankafschriften matchen met openstaande posten
Elke ochtend downloadt de robot de bankmutaties en legt ze naast de openstaande facturen. Betalingen met een herkenbaar factuurnummer of bedrag worden automatisch afgeletterd. Alleen wat niet te matchen is, komt op een lijstje voor de administratie.
- Wat het oplevert
Een actueel debiteurenoverzicht zonder dat iemand elke dag regels hoeft af te vinken.
-
Betalingsherinneringen versturen
De robot controleert welke facturen over de vervaldatum zijn en stuurt automatisch een herinnering, met de juiste toon voor de eerste, tweede of laatste aanmaning. Hij legt elke verzonden herinnering vast in het klantdossier.
- Wat het oplevert
Een kortere betaaltermijn en een betere cashflow, zonder dat iemand ongemakkelijke mailtjes hoeft te schrijven.
-
Maandrapportages samenstellen
Aan het eind van de maand haalt de robot cijfers op uit je boekhouding, CRM en urenregistratie. Hij zet ze in een vast rapportformat in Excel en mailt het resultaat naar het managementteam.
- Wat het oplevert
Rapportages die altijd op tijd en in dezelfde vorm klaarstaan. Je controller kan zich richten op de analyse in plaats van het knip- en plakwerk.
RPA toepassingen in verkoop, orderverwerking en klantenservice
In de commerciële processen draait alles om snelheid. Een order die een dag blijft liggen of een klant die drie keer moet bellen voor een status, kost je omzet en vertrouwen. Software robots helpen je om hier tempo te maken zonder dat de werkdruk stijgt.
-
Orders uit webportalen overnemen
Veel groothandels en producenten ontvangen orders via de portalen van hun afnemers. Die portalen hebben zelden een koppeling met je eigen systeem. De robot logt in, haalt nieuwe orders op en zet ze met alle regels en afleveradressen in je ERP of CRM.
- Wat het oplevert
Orders worden binnen enkele minuten verwerkt in plaats van aan het eind van de dag, en er sluipen geen tikfouten meer in artikelnummers of aantallen.
-
Prijzen en voorraad van leveranciers ophalen
Voor een offerte heb je actuele inkoopprijzen en levertijden nodig. De robot bezoekt de websites van je vaste leveranciers, zoekt de gevraagde artikelen op en zet de gegevens overzichtelijk naast elkaar. Je verkoper kiest daarna de beste optie.
- Wat het oplevert
Offertes die sneller de deur uit gaan en altijd gebaseerd zijn op actuele prijzen.
-
Klantgegevens bundelen voor de klantenservice
Belt een klant met een vraag, dan zoekt je medewerker vaak in drie of vier systemen naar orderhistorie, facturen en eerdere contactmomenten. Een attended robot, die de medewerker zelf start, haalt die informatie met één klik op en toont alles in één overzicht.
- Wat het oplevert
Kortere gesprekken, minder wachttijd en een klant die zich direct geholpen voelt.
-
Statusupdates naar klanten versturen
De robot controleert periodiek de status van orders bij je vervoerder en in je eigen systeem. Is een zending onderweg of vertraagd, dan stuurt hij de klant automatisch een bericht met de actuele informatie.
- Wat het oplevert
Minder telefoontjes en e-mails met de vraag waar een bestelling blijft, en een betere klantbeleving.
RPA voorbeelden in HR en IT
HR en IT hebben veel met elkaar te maken, zeker als er iemand in of uit dienst gaat. Juist die overdrachtsmomenten bestaan uit tientallen kleine handelingen in verschillende systemen. Ideaal werk voor een software robot.
-
Nieuwe medewerkers aanmelden
Zodra een arbeidscontract is getekend, start de robot het onboardingproces. Hij maakt de medewerker aan in het HR-systeem, de salarisadministratie, het CRM en de planningssoftware. Daarnaast vraagt hij een e-mailadres en laptop aan bij IT en stuurt hij de leidinggevende een checklist voor de eerste werkdag.
- Wat het oplevert
Een nieuwe collega die op dag één overal toegang toe heeft, en een HR-afdeling die niet meer achter losse eindjes aan hoeft.
-
Accounts blokkeren bij uitdiensttreding
Omgekeerd werkt het net zo. Bij een uitdiensttreding blokkeert de robot op de laatste werkdag alle accounts, trekt hij licenties in en legt hij vast welke apparatuur moet worden ingeleverd.
- Wat het oplevert
Geen vergeten toegangsrechten meer, wat goed is voor je informatiebeveiliging en je AVG-verplichtingen. Bovendien bespaar je op licenties die anders doorlopen.
-
Verlof en uren verwerken
De robot verzamelt goedgekeurde verlofaanvragen en urenregistraties, controleert ze op volledigheid en zet ze door naar de salarisadministratie. Ontbreekt er iets, dan krijgt de medewerker automatisch een herinnering.
- Wat het oplevert
Een soepele salarisrun zonder last-minute correcties.
-
Dagelijkse systeemcontroles
Elke ochtend controleert de robot of de back-ups van de afgelopen nacht geslaagd zijn, of er schijven vollopen en of belangrijke diensten draaien. Hij zet de resultaten in een overzicht en waarschuwt bij afwijkingen.
- Wat het oplevert
Je IT-beheerder begint de dag met een helder beeld in plaats van met een rondje langs alle dashboards.
Processen automatiseren met oude systemen en portalen zonder API
Hier laat RPA misschien wel het duidelijkst zien wat het verschil is met andere vormen van automatisering. Een API-koppeling werkt alleen als beide systemen er een hebben. Een software robot werkt via het scherm, net als een mens. Daardoor kun je ook processen automatiseren in software die al twintig jaar meegaat, of in websites waar je geen invloed op hebt.
-
Gegevens invoeren in branche- en overheidsportalen
Veel organisaties moeten periodiek gegevens aanleveren in portalen van brancheorganisaties, keurmerken of overheidsinstanties. Die portalen bieden zelden een koppeling. De robot haalt de gegevens uit je eigen systemen, logt in op het portaal en vult de formulieren in. Inloggegevens bewaart hij versleuteld, zodat ze niet in een spreadsheet rondzwerven.
- Wat het oplevert
Aanleveringen die altijd op tijd en volledig zijn, zonder dat een medewerker er een middag voor uittrekt.
-
Gegevens overzetten van een oud naar een nieuw systeem
Stap je over op een nieuw CRM of ERP, dan moet je historische data mee. Biedt het oude systeem geen exportmogelijkheid, dan wordt dat al snel handwerk. Een robot opent elk record in het oude systeem, leest de gegevens uit en zet ze over naar het nieuwe. Ook als het om tienduizenden records gaat.
- Wat het oplevert
Een migratie die in dagen klaar is in plaats van maanden, zonder dat je tijdelijke krachten hoeft in te huren.
Welke RPA software past bij deze toepassingen?
Werk je met Zoho One, dan is Zoho RPA een logische keuze. De robots van Zoho RPA kunnen buiten het Zoho-ecosysteem werken, ook in desktopsoftware en webportalen zonder API. Voor complexere processen waarin robots en medewerkers nauw samenwerken, is Collabotics een sterke optie. Meer achtergrond over hoe software robots met de gebruikersinterface werken, vind je in een kennisartikel van UiPath.
RPA use cases in combinatie met AI
Klassieke software robots werken met vaste regels en gestructureerde gegevens. Maar veel informatie komt binnen in een minder nette vorm: een e-mail in vrije tekst, een gescande pakbon of een handgeschreven formulier. Door RPA te combineren met AI kan de robot ook daarmee overweg.
-
De algemene inbox verwerken
Via je info-adres komen dagelijks tientallen berichten binnen: offerteaanvragen, klachten, adreswijzigingen, facturen en vragen over bestellingen. Een AI-model leest elke mail, begrijpt waar die over gaat en haalt de belangrijke gegevens eruit. Daarna neemt de robot het over. Hij legt een adreswijziging vast in het CRM, zet een factuur door naar de administratie en maakt voor een klacht een ticket aan bij de klantenservice.
- Wat het oplevert
Een inbox die zichzelf sorteert en afhandelt, zodat je medewerkers alleen nog de berichten zien die echt een persoonlijk antwoord nodig hebben.
Documenten herkennen met intelligente documentverwerking
Ook bij de eerdere voorbeelden speelt AI vaak een rol. Bij factuurverwerking herkent de software bijvoorbeeld de velden op een pdf, ook als elke leverancier een andere opmaak gebruikt. Moderne RPA software kan zelfs gegevens uit scans en handgeschreven documenten halen. Zo groeit het aantal processen dat je kunt automatiseren flink.
Wil je weten hoe ver je hierin kunt gaan? Lees dan ook onze pagina over AI agents, waarin we laten zien hoe een AI agent zelfstandig beslissingen neemt en de robot de uitvoering verzorgt.
Meer use cases voor je bedrijfsapplicaties
Een digitale worker bedient applicaties via het scherm, net als een medewerker, en voert regelgebaseerde processen elke dag op dezelfde manier uit. In combinatie met je bestaande bedrijfsapplicaties ontstaat zo een keten waarin gegevens automatisch op de juiste plek terechtkomen.
Salaris- en personeelsgegevens controleren
HR-systeem, salarispakket, BI- en rapportagetool, spreadsheet
De salarisverwerking gebeurt vaak in een apart salarispakket of bij een salarisbureau. De digitale worker haalt na elke run de salarisstroken of loonjournaalposten op en vergelijkt die met de gegevens in het HR-systeem, zoals contracturen, verlof, afwezigheid en functiewijzigingen. Verschillen worden vastgelegd in een overzicht in een spreadsheet of een dashboard in de rapportagetool. HR en finance zien zo in één oogopslag welke medewerkers extra aandacht nodig hebben.
Wat het oplevert
- HR hoeft niet meer elke loonstrook na te lopen, maar richt zich alleen op de gesignaleerde afwijkingen.
- Fouten in uren, toeslagen of verlof worden ontdekt voordat de betaling plaatsvindt in plaats van achteraf.
- Personeelsgegevens in het HR-systeem en het salarispakket blijven met elkaar in overeenstemming.
- Elke controle wordt vastgelegd, zodat je kunt aantonen dat de salarisverwerking zorgvuldig is gecontroleerd.
Afspraakverzoeken automatisch inplannen
Online afsprakenplanner, agenda, CRM-systeem, planningssoftware voor de buitendienst
Afspraakverzoeken komen binnen via e-mail, een webformulier of een extern portaal. De digitale worker controleert de gegevens van de aanvrager, zoekt de beschikbaarheid op in de afsprakenplanner of de agenda en legt de afspraak vast. Voor monteurs en adviseurs in de buitendienst plant hij de afspraak in de planningssoftware. De afspraak wordt gekoppeld aan het juiste contact of de juiste verkoopkans in het CRM-systeem en de klant ontvangt een bevestiging.
Wat het oplevert
- Je planners hoeven verzoeken niet meer handmatig over te nemen en agenda's niet meer na te lopen.
- Dubbele boekingen en afspraken met onvolledige gegevens worden voorkomen.
- Elke afspraak staat direct bij de juiste klant in het CRM-systeem, waardoor de klanthistorie compleet blijft.
- Verzoeken worden ook buiten kantoortijd verwerkt, zodat klanten sneller een bevestiging hebben.
Fouten en inconsistenties in je data opsporen
Tool voor datavoorbereiding, BI- en rapportagetool, CRM-systeem, boekhoudsoftware, servicedesk
Ook in goed beheerde systemen sluipen fouten: ontbrekende e-mailadressen, dubbele klanten, ongeldige btw-nummers of orders zonder factuur. De digitale worker controleert je applicaties periodiek volgens vaste regels. Hij vergelijkt gegevens tussen het CRM-systeem, de boekhoudsoftware en andere systemen en gebruikt een tool voor datavoorbereiding om gegevens op te schonen. Eenvoudige fouten herstelt hij automatisch. Complexere afwijkingen meldt hij via een dashboard in de rapportagetool of als taak in de servicedesk.
Wat het oplevert
- Datafouten worden opgespoord voordat ze leiden tot verkeerde facturen, mailings of rapportages.
- Je beheerders hoeven geen handmatige controles en exports meer te draaien.
- Rapportages zijn betrouwbaarder, omdat ze gebaseerd zijn op opgeschoonde gegevens.
- Het dashboard laat zien of de datakwaliteit verbetert, zodat je structurele oorzaken kunt aanpakken.
Periodieke securitycontroles
Low-code platform of IT-assetregister, servicedesk, teamchat, BI- en rapportagetool
SSL-certificaten verlopen, domeinregistraties moeten worden verlengd en beveiligingsinstellingen veranderen soms ongemerkt. De digitale worker controleert periodiek de domeinen, certificaten en systemen die zijn vastgelegd in het IT-assetregister. Bij een naderende vervaldatum of een afwijking maakt hij een ticket aan in de servicedesk en stuurt hij een melding naar het IT-kanaal in de teamchat. De resultaten van alle controles zijn zichtbaar in de rapportagetool.
Wat het oplevert
- IT hoeft certificaten en domeinen niet meer handmatig bij te houden in spreadsheets.
- Verlopen certificaten en domeinen worden voorkomen, net als de storingen en het reputatieverlies die daarbij horen.
- Het assetregister blijft actueel, omdat elke controle de gegevens bijwerkt.
- Je hebt een aantoonbaar overzicht van uitgevoerde controles, handig voor audits en certificeringen zoals ISO 27001.
Van RPA voorbeelden naar je eigen eerste robot
Met 15 voorbeelden op een rij is de verleiding groot om alles tegelijk aan te pakken. Doe dat niet. De organisaties die het meeste uit RPA halen, beginnen met één proces en bouwen van daaruit verder. Zo kun je snel resultaat laten zien en leer je onderweg wat werkt in jouw situatie.
Onze inkoopfacturen worden nu automatisch ingelezen en gecontroleerd. Wij kijken alleen nog naar de uitzonderingen.
Welk proces automatiseer jij als eerste?
De kans is groot dat je bij het lezen van deze RPA voorbeelden een of twee processen herkende die in jouw organisatie elke week opnieuw tijd kosten. Dat is precies het goede startpunt.
Mobile XL helpt je om van idee naar werkende robot te gaan. We kijken samen naar je processen, berekenen wat automatisering je oplevert en bouwen je eerste software robot met de RPA software die past bij jouw systemen. Veilig, AVG-proof en zonder dat je bestaande software hoeft te veranderen.
Veelgestelde vragen over RPA voorbeelden
-
De bekendste RPA voorbeelden zijn het verwerken van inkoopfacturen, het overnemen van orders uit webportalen, het aanmelden van nieuwe medewerkers in alle systemen en het samenstellen van periodieke rapportages. Dit zijn taken die vaak voorkomen en volgens vaste regels verlopen.
-
Kies een proces dat veel tijd kost, vaak voorkomt en weinig uitzonderingen kent. Factuurverwerking en orderinvoer zijn populaire startpunten, omdat de winst daar snel zichtbaar is.
-
Een geschikt proces komt regelmatig voor, volgt vaste regels, werkt met digitale gegevens en verandert niet vaak. Kun je de stappen uitleggen zonder steeds "het hangt ervan af" te zeggen, dan kan een robot het waarschijnlijk ook.
-
Ja, dat is juist een van de grootste voordelen. Een software robot werkt via het scherm, net als een medewerker. Daardoor kan hij ook oudere desktopsoftware en webportalen zonder koppelmogelijkheden bedienen.
-
Financiën en administratie zijn vaak de eerste afdelingen die profiteren, omdat daar veel documenten en vaste regels samenkomen. Maar ook HR, IT, klantenservice en orderverwerking hebben veel processen die zich lenen voor automatisering.
-
Ja. Met intelligente documentverwerking, een combinatie van RPA en AI, haalt de robot gegevens uit pdf's, scans en zelfs handgeschreven documenten. Ook als elke leverancier een andere opmaak gebruikt.
-
Dat hangt af van het proces. Een taak van tien minuten die tweehonderd keer per maand voorkomt, levert al ruim 33 uur per maand op. Bij processen met grote volumes kan de besparing oplopen tot meerdere werkdagen per week.
-
Zeker. Een robot kan gegevens lezen uit en invoeren in vrijwel elk systeem met een gebruikersinterface. Werk je met Zoho, dan sluit Zoho RPA direct aan op Zoho CRM, Zoho Books en de andere apps in Zoho One.
-
Denk aan een robot die de algemene inbox afhandelt, waarbij AI de inhoud van elke mail begrijpt en de robot de vervolgactie uitvoert. Ook het uitlezen van facturen met wisselende opmaak is een bekend voorbeeld.
-
Processen die voortdurend veranderen, vooral uit uitzonderingen bestaan of veel menselijke afweging vragen, zijn minder geschikt. Automatiseer ook geen proces dat eigenlijk overbodig is: kijk eerst of je het kunt vereenvoudigen.
Van idee naar werkende robot
Ontdek welke processen jij morgen al kunt automatiseren.