AFAS Zoho CRM koppeling: zo ziet KSM alle offertes, orders en facturen in één klantrecord
Een accountmanager bereidt een klantbezoek voor. Welke offertes staan open? Wat is er de afgelopen maanden besteld? Welke producten neemt deze klant af, en tegen welke prijs? Bij KSM staat die informatie nu in één klantrecord in Zoho CRM, rechtstreeks gevoed vanuit AFAS.
De uitdaging
KSM werkte eigenlijk alleen vanuit AFAS. Daar stonden de klanten, de producten, de offertes, de orders en de facturen. Een echt CRM-systeem was er niet, of werd niet goed gebruikt.
AFAS is sterk in administratie en financiële processen. Maar voor verkoop en klantcontact mis je dan het overzicht. Wie wil weten wat er bij een klant speelt, moet zelf de gegevens bij elkaar zoeken. En een basis om klanten online te bedienen ontbreekt.
5
Soorten gegevens actueel in Zoho CRM: accounts, producten, offertes, orders en facturen.
3 mnd
Van juli tot september 2026 voor de eerste fase van het project.
65+
Jaar ervaring van KSM in smeertechnisch onderhoud.
1.000+
Referenties bij industriële bedrijven.
Alle klantinformatie op één plek
Mobile XL is een Nederlandse partner voor digitale transformatie. We helpen MKB-organisaties in Nederland en Vlaanderen met Zoho, procesautomatisering en low-code oplossingen. Voor KSM bouwden we een AFAS Zoho CRM koppeling die alle offertes, orders en facturen, inclusief producten en accounts, actueel in Zoho CRM zet.
In deze klantcase lees je hoe die koppeling werkt, waarom AFAS leidend blijft en hoe deze stap de basis legt voor een online klantportaal.
Over KSM: partner in smering en onderhoud
KSM is de partner voor industriële bedrijven die hun smeertechnisch onderhoud willen optimaliseren. Het bedrijf levert industriële smeermiddelen, voedselveilige smeermiddelen, metaalbewerkingsvloeistoffen en olievrije koelsmeermiddelen op waterbasis. KSM werkt met merken als Castrol, Shell, Quaker Houghton, Fuchs en Aquaslide.
Naast producten biedt KSM een breed pakket aan diensten. Denk aan volautomatisch emulsiebeheer, olieanalyses, emulsiemetingen, machinereiniging, de afvoer van afgewerkte olie en trainingen. KSM heeft ruim 65 jaar ervaring en meer dan 1.000 referenties.
Dat betekent veel klanten, veel producten en veel transacties. Offertes, orders en facturen volgen elkaar snel op. En met prijzen die meebewegen met de markt is actuele informatie onmisbaar.
Projectachtergrond: de eerste fase van een groter traject
De AFAS Zoho CRM koppeling is gebouwd tussen juli en september 2026. Het is de eerste fase van een groter project. Na Zoho CRM volgt Zoho Desk. Daarna komt er een online communicatieportaal voor klanten, dat gebruikmaakt van de gegevens in Zoho CRM en Zoho Desk.
Deze eerste fase legt daarvoor het fundament: betrouwbare, actuele klant- en transactiedata in Zoho CRM.
Alles in AFAS, geen echt CRM
Doelstelling: AFAS en Zoho CRM altijd gesynchroniseerd
De doelstelling was helder: de data tussen AFAS en Zoho CRM moet altijd gesynchroniseerd zijn. Daaruit volgen de concrete doelen.
| Onderdeel | Doelstelling |
|---|---|
| Accounts | Alle klantgegevens uit AFAS beschikbaar in Zoho CRM |
| Producten | Productgegevens en prijzen actueel in Zoho CRM |
| Offertes | Alle offertes uit AFAS zichtbaar bij het klantrecord |
| Orders | Alle orders met orderregels zichtbaar bij het klantrecord |
| Facturen | Alle facturen zichtbaar bij het klantrecord |
| Toekomst | Een betrouwbare databasis voor Zoho Desk en een online klantportaal |
De oplossing: Zoho CRM gevoed door AFAS
De oplossing is gebaseerd op een duidelijke rolverdeling. AFAS blijft de bron. Zoho CRM wordt de plek waar je de klant ziet en bedient.
Zo werkt de AFAS Zoho CRM koppeling
De koppeling loopt in één richting: van AFAS naar Zoho CRM. Alles wat in AFAS wordt vastgelegd of gewijzigd, komt actueel in Zoho CRM terecht. Zo ziet dat er in de praktijk uit.
-
Vastleggen in AFAS
Een medewerker maakt een account, product, offerte, order of factuur aan in AFAS, of wijzigt die.
-
Wijziging signaleren
Het integratieplatform op Zoho Catalyst signaleert de nieuwe of gewijzigde gegevens.
-
Gegevens omzetten
Het platform zet de gegevens om naar de juiste structuur in Zoho CRM.
-
Account en producten bijwerken
De account en de producten worden aangemaakt of bijgewerkt in Zoho CRM.
-
Koppelen aan het klantrecord
De offerte, order of factuur wordt gekoppeld aan het juiste klantrecord, inclusief de regels met producten.
-
Actueel in Zoho CRM
In Zoho CRM ziet iedereen direct de actuele stand van zaken bij de klant.
Welke gegevens gaan mee?
Alle informatie over offertes, orders en facturen gaat mee van AFAS naar Zoho CRM. Dat geldt ook voor de producten en de accounts waar ze bij horen. De betaalstatussen van facturen worden bewust niet gesynchroniseerd. Die blijven in AFAS, waar de financiële afhandeling plaatsvindt.
| Gegevens | Van AFAS naar Zoho CRM |
|---|---|
| Accounts | Ja |
| Producten | Ja |
| Offertes | Ja, inclusief regels |
| Orders | Ja, inclusief regels |
| Facturen | Ja, inclusief regels |
| Betaalstatus facturen | Nee, blijft in AFAS |
Altijd actueel
De synchronisatie is actueel. Er is dus geen vaste nachtelijke run waar je op moet wachten. Wat vandaag in AFAS wordt vastgelegd, staat ook vandaag in Zoho CRM. Dat is belangrijk voor een organisatie die prijsfluctuaties nauwkeurig wil volgen.
AFAS integratie via het integratieplatform
AFAS is de enige externe applicatie in deze fase. De AFAS integratie loopt via het integratieplatform van Mobile XL op Zoho Catalyst. Dat platform zorgt voor de verbinding met AFAS, de vertaling van de gegevens en het bijwerken van de juiste records in Zoho CRM.
Omdat AFAS leidend is, worden wijzigingen in Zoho CRM niet teruggeschreven. Dat houdt de verantwoordelijkheden helder: de administratie beheert de gegevens in AFAS, en verkoop en klantcontact gebruiken ze in Zoho CRM.
Klaar voor Zoho Desk en het klantportaal
Het platform is opgezet met de volgende fases in gedachten. Zoho Desk gaat gebruikmaken van dezelfde klantgegevens. En het online klantportaal leest straks uit Zoho CRM en Zoho Desk. Daarmee kan KSM klanten online optimaal bedienen, met actuele informatie over hun offertes, orders en producten.
Resultaten van de AFAS Zoho CRM koppeling
Na drie maanden heeft KSM een werkend CRM dat volledig gevoed wordt vanuit AFAS. Dit zijn de belangrijkste uitkomsten.
-
Alles actueel in Zoho CRM
Alle offertes, orders en facturen uit AFAS staan actueel in Zoho CRM.
-
Juiste product, juiste klant
Producten en accounts zijn gesynchroniseerd, zodat elke regel aan het juiste product en de juiste klant hangt.
-
Volledige historie per klant
Onder elk klantrecord zie je in één oogopslag de volledige commerciële historie.
-
AFAS blijft leidend
AFAS blijft leidend, waardoor de administratie niets anders hoeft te doen.
-
Prijsfluctuaties volgen
De data is actueel, wat het volgen van prijsfluctuaties mogelijk maakt.
-
Basis voor de volgende fases
Er ligt een betrouwbare basis voor Zoho Desk en het online klantportaal.
Wat dit betekent voor KSM
KSM heeft voor het eerst een volledig klantbeeld op één plek. Accountmanagers en de binnendienst hoeven niet meer in AFAS te zoeken om te zien wat er bij een klant speelt. Dat maakt klantgesprekken beter voorbereid en persoonlijker.
Daarnaast kan KSM beter inspelen op prijsbewegingen. Omdat producten en orders actueel in Zoho CRM staan, zie je direct welke klanten welke producten afnemen. Dat helpt bij het tijdig communiceren van prijswijzigingen.
Het grootste effect komt in de volgende fases. Met Zoho Desk en het online klantportaal kan KSM klanten straks zelf inzicht geven in hun offertes, orders en producten. De Zoho integratie die nu is gebouwd, vormt daarvoor de ruggengraat.
Wil jij ook AFAS koppelen aan Zoho CRM?
Werkt je organisatie vooral vanuit AFAS, maar mis je een goed klantbeeld voor verkoop en service? Met een AFAS Zoho CRM koppeling houd je AFAS als bron en krijg je alle klantinformatie overzichtelijk in Zoho CRM. Mobile XL helpt je van analyse tot livegang, van één koppeling tot complete procesautomatisering. Lees ook hoe we Zoho Books aan Exact Online koppelden voor CAST.
Veelgestelde vragen over de AFAS Zoho CRM koppeling
-
Ja. Mobile XL koppelt AFAS aan Zoho CRM via een eigen integratieplatform op Zoho Catalyst. Dat platform haalt de gegevens uit AFAS op en zet ze op de juiste plek in Zoho CRM.
-
Bij KSM gaan accounts, producten, offertes, orders en facturen mee, inclusief de regels. De betaalstatussen van facturen worden niet gesynchroniseerd. Welke gegevens je meeneemt, stemmen we per project af.
-
De synchronisatie is actueel. Wijzigingen in AFAS komen zonder te wachten op een geplande run in Zoho CRM terecht.
-
Bij KSM is AFAS leidend. De koppeling loopt in één richting, van AFAS naar Zoho CRM. Gegevens worden in AFAS beheerd en in Zoho CRM gebruikt.
-
AFAS is sterk in administratie en financiële processen. Zoho CRM is sterk in klantbeeld, verkoop en klantcontact. Met een koppeling combineer je die sterke punten, zonder dubbele invoer.
-
Verkopers zien alle facturen bij het klantrecord in Zoho CRM. De betaalstatussen worden bij KSM bewust niet meegenomen. Die blijven in AFAS, waar de financiële afhandeling plaatsvindt.
-
Het integratieplatform bewaakt de synchronisatie. Gaat er iets mis, dan wordt dat gesignaleerd zodat het snel kan worden opgelost. Hoe meldingen worden ingericht, stemmen we per project af.
-
De koppeling maakt gebruik van de standaard koppelmogelijkheden van AFAS. Welke AFAS-omgeving je gebruikt en welke gegevens daarin beschikbaar zijn, bekijken we per situatie.
-
Het integratieplatform draait op Zoho Catalyst. Daardoor vallen hosting, beveiliging en AVG-waarborgen binnen de Zoho-infrastructuur.
-
Bij KSM is de koppeling in ongeveer drie maanden gebouwd, van juli tot september 2026. De doorlooptijd hangt af van het aantal gegevens en processen. In een eerste gesprek geven we je een realistische planning.