Zoho Books Exact Online koppeling: zo factureert CAST automatisch voor drie BV's
Stel je voor dat een verkooporder in je CRM vanzelf een factuur wordt. Die factuur staat binnen een paar seconden in de juiste boekhouding, bij de juiste BV, met de juiste klant en de juiste producten. Dat is precies wat Mobile XL voor CAST heeft gebouwd met een Zoho Books Exact Online koppeling.
De uitdaging
Bij CAST zaten tussen het orderproces en het facturatieproces veel administratieve handelingen. Gegevens moesten op meerdere plekken worden ingevoerd. Klantgegevens, producten en bedragen stonden niet overal hetzelfde. En niemand had een totaaloverzicht van wat er verkocht, gefactureerd en geboekt was.
3
BV's, elk met een eigen administratie in Exact Online, gevuld vanuit één Zoho CRM.
2
Fases: de koppeling met Exact Online in 2024 en de uitbreiding naar drie BV's in 2026.
500+
Merken waarvoor CAST ambassadeur is, met ruim 100 showrooms in Nieuwegein.
Direct
Iedere nieuwe factuur staat direct in Exact Online, zonder nachtelijke synchronisatie.
Van verkooporder tot factuur in Exact, zonder één keer over te typen
Mobile XL is een Nederlandse partner voor digitale transformatie. We helpen MKB-organisaties in Nederland en Vlaanderen met Zoho, procesautomatisering en low-code oplossingen. Als Zoho Partner richten we niet alleen systemen in, we laten ze ook met elkaar praten. Dat is waar het bij CAST om draaide.
In deze klantcase lees je hoe we het order- en facturatieproces van CAST hebben geautomatiseerd. Je ziet welke Zoho-oplossingen we hebben ingezet, hoe de Exact Online integratie technisch werkt en wat er veranderde toen de organisatie werd opgesplitst in drie BV's.
Over CAST: hét handelsplatform voor schoenen, sport en mode
CAST brengt sinds 1984 vraag en aanbod samen in de schoenen-, sport- en modebranche. Vanuit Nieuwegein, direct aan de A2, biedt CAST ruim 100 showrooms van nationale en internationale merken. Het platform is ambassadeur van meer dan 500 merken.
Retailers komen naar CAST om zich te oriënteren, in te kopen en te netwerken. Merken huren er showrooms en doen mee aan events zoals de PREVIEW-beurzen voor dames- en herenmode. Daarnaast werkt CAST aan ketendigitalisering, onder meer met het online BrandPortal.
Achter die activiteiten zit een flinke administratieve stroom. Er zijn vaste klanten met terugkerende afspraken en er zijn eenmalige diensten. Elke afspraak moet uiteindelijk goed en op tijd gefactureerd worden. Met honderden merken als relatie is dat geen klein klusje.
Projectachtergrond: implementatie, configuratie en integratie
Dit project is een totaalproject. Mobile XL heeft de Zoho-omgeving van CAST geïmplementeerd, geconfigureerd en geïntegreerd met Exact Online. Het project liep in twee fases over meerdere jaren.
Fase 1 (2024): Zoho CRM en Zoho Books koppelen aan Exact Online
In 2024 zijn we gestart. Het doel was om Zoho CRM en Zoho Books zo in te richten dat facturen zonder handwerk in Exact Online terechtkomen. Zoho CRM werd de centrale business applicatie. Zoho Books werd de factuurmotor daaronder.
Fase 2 (2026): drie BV's, drie Exact-omgevingen
In 2026 brak een tweede fase aan. CAST splitste de organisatie op in drie BV's, die elk een eigen administratie in Exact Online voeren. De klanten in Zoho CRM bleven wel dezelfde. We hebben de oplossing daarom aangepast zodat één CRM drie aparte Exact-omgevingen correct vult.
Te veel handwerk tussen order en factuur
Herken je dit? Een order wordt vastgelegd in het ene systeem, de factuur wordt gemaakt in een ander systeem en de boekhouding draait weer ergens anders. Elke overstap betekent overtypen, controleren en hopen dat er niets misgaat.
Doelstellingen en afgesproken opleveringen
Voor de start van elke fase hebben we samen met CAST vastgelegd wat er opgeleverd moest worden. Zo wist iedereen vooraf waar het project op zou worden afgerekend.
| Fase | Doelstelling | Oplevering |
|---|---|---|
| Fase 1 (2024) | Alle eenmalige en terugkerende facturen komen automatisch in Exact Online | Ingerichte Zoho CRM en Zoho Books, koppeling tussen beide en een Exact Online integratie voor facturen, relaties en producten |
| Fase 2 (2026) | Bij elke verkooporder in Zoho CRM is vooraf duidelijk voor welke BV de order is | Aangepaste verkooporders in Zoho CRM en een integratie die drie Exact-omgevingen vult, met klanten die in alle drie mogen voorkomen |
De kern van beide fases is hetzelfde. De administratie moet in principe niets meer hoeven doen om een factuur in de juiste Exact Online omgeving te krijgen.
De oplossing: Zoho CRM, Zoho Books en een eigen Exact Online integratie
We hebben bewust gekozen voor een heldere rolverdeling tussen de systemen. Elk systeem doet waar het goed in is. Zoho CRM is leidend, Zoho Books maakt de facturen en Exact Online blijft de financiële administratie.
Zo werkt de Zoho Books Exact Online koppeling stap voor stap
Het proces loopt van links naar rechts: Zoho CRM levert aan Zoho Books en Zoho Books levert aan Exact Online. Exact ontvangt dus alle data via Zoho Books. Zo ziet dat er in de praktijk uit.
-
Verkooporder vastleggen
Een medewerker legt een verkooporder vast in Zoho CRM en kiest de BV waarvoor de order is.
-
Factuur maken in Zoho Books
De koppeling tussen Zoho CRM en Zoho Books maakt op basis van die order een eenmalige of een terugkerende factuur aan.
-
Terugkerende facturen
Zoho Books genereert terugkerende facturen zelf op het afgesproken moment.
-
Factuur direct oppakken
Het integratieplatform op Zoho Catalyst pakt elke nieuwe factuur direct op.
-
De juiste Exact-omgeving kiezen
Het platform kiest de juiste Exact-omgeving op basis van de BV op de order.
-
Klant en producten controleren
Het platform controleert of de klant, contactpersoon en producten al in die omgeving bestaan en maakt ze zo nodig aan.
-
Boeken in Exact Online
De factuur wordt via de Exact Online REST API in de juiste administratie geboekt.
-
Alleen nog controleren
De administratie controleert in Zoho Books en hoeft verder geen handelingen te verrichten.
Third-party integratie: de Exact Online REST API
Exact Online is de enige externe applicatie in dit project. Voor deze Exact Online integratie gebruiken we de officiële Exact Online REST API. Via die API kunnen we relaties, artikelen en verkoopfacturen aanmaken en bijwerken in elke administratie waar de koppeling toegang toe heeft.
De uitdaging in fase 2 zat vooral in het werken met drie administraties tegelijk. Het integratieplatform beheert per BV de verbinding, de koppeling van klantnummers en de mapping van producten. Doordat het platform op Zoho Catalyst draait, kunnen we het snel aanpassen als CAST groeit of als er een BV bij komt.
Resultaten van de Zoho Books Exact Online koppeling
Na beide fases is het order- en facturatieproces van CAST grotendeels geautomatiseerd. Dit zijn de belangrijkste uitkomsten op een rij.
-
Automatisch in Exact Online
Alle eenmalige en terugkerende facturen komen automatisch in Exact Online terecht, zonder handmatige invoer.
-
De juiste BV per order
Elke verkooporder in Zoho CRM bepaalt vooraf voor welke BV de factuur is, zodat drie administraties correct worden gevuld.
-
Geen dubbele debiteuren
Klanten kunnen in alle drie de Exact-omgevingen voorkomen zonder dubbele invoer of dubbele debiteuren.
-
Gegevens gesynchroniseerd
Account- en contactgegevens en producten zijn gesynchroniseerd tussen Zoho Books en Exact Online.
-
Direct geboekt
Facturen staan direct in Exact, zonder te wachten op een geplande synchronisatie.
-
Fouten snel opgelost
Fouten worden direct gemeld aan CAST en Mobile XL en zijn meestal binnen enkele minuten opgelost.
Wat dit betekent voor de bedrijfsvoering van CAST
De grootste winst zit in tijd. Medewerkers leggen een order één keer vast en de rest gaat vanzelf. De administratie verschuift van invoeren naar controleren. Dat geeft rust aan het einde van de maand en ruimte voor werk dat wél aandacht vraagt.
Daarnaast is de kwaliteit van de data omhooggegaan. Omdat Zoho CRM leidend is, bestaat er één waarheid over klanten, producten en orders. Wat in het CRM staat, staat ook in Zoho Books en in Exact. Fouten door overtypen komen niet meer voor.
Tot slot is CAST klaar voor groei. De splitsing in drie BV's was een flinke organisatorische stap. Dankzij de aangepaste Zoho integratie merkten medewerkers daar in hun dagelijkse werk weinig van. Komt er later een BV bij, dan breiden we het platform eenvoudig uit met een extra Exact-omgeving.
Wil jij ook Zoho Books koppelen aan Exact Online?
Werk je met Zoho en doet je accountant of financiële afdeling alles in Exact Online? Dan hoef je niet te kiezen. Met een goede boekhoudkoppeling laat je beide systemen doen waar ze sterk in zijn. Mobile XL helpt je van analyse tot livegang, van Zoho implementatie tot volledige procesautomatisering.
Veelgestelde vragen over de Zoho Books Exact Online koppeling
-
Ja. Mobile XL koppelt Zoho Books aan Exact Online via een eigen integratieplatform op Zoho Catalyst. Dat platform gebruikt de officiële Exact Online REST API om relaties, producten en facturen over te zetten.
-
Bij CAST gaan facturen samen met de account- en contactgegevens naar Exact Online. Ook de producten worden gesynchroniseerd, zodat elke factuurregel in Exact correct wordt opgebouwd. Welke gegevens je meeneemt, stemmen we per project af.
-
Iedere nieuwe factuur gaat direct naar Exact Online. Er is geen geplande synchronisatie buiten kantoortijden nodig. Wat je in Zoho Books ziet, staat binnen korte tijd ook in Exact.
-
Zoho CRM en Zoho Books zijn sterk in verkoop, orders en facturatie. Exact Online is vaak de vertrouwde omgeving van de financiële afdeling of accountant. Met een koppeling hoef je niet te kiezen en werkt iedereen in het systeem dat bij zijn rol past.
-
Tijdens de inrichting leggen we vast welke btw-codes en grootboekrekeningen in Zoho Books bij welke codes in Exact Online horen. Het integratieplatform gebruikt die mapping bij elke factuur. Zo komt elke boeking op de juiste plek terecht.
-
Ja. Exact Online blijft de financiële administratie. Je accountant werkt daar zoals hij gewend is, alleen komen de facturen er nu automatisch in.
-
Dan krijgen jij en Mobile XL direct een melding. We analyseren meteen wat er misging. In de meeste gevallen is de oplossing binnen enkele minuten beschikbaar.
-
Dat hangt af van het aantal processen, administraties en bijzondere wensen. Een koppeling met één Exact-omgeving is sneller ingericht dan een oplossing met meerdere BV's zoals bij CAST. In een eerste gesprek geven we je een realistische planning.
-
Het integratieplatform draait op Zoho Catalyst. Daardoor vallen hosting, beveiliging en AVG-waarborgen binnen de Zoho-infrastructuur. De verbinding met Exact loopt via de beveiligde, officiële API.
-
Ja, dat is precies wat we voor CAST hebben gebouwd. Bij elke verkooporder in Zoho CRM kies je de BV. De koppeling zet de factuur vervolgens in de juiste Exact-administratie, ook als de klant bij meerdere BV's voorkomt.