Zoho Case Study Chill: zo bouwen Chill en Mobile XL samen aan één digitaal fundament
Hoe Chill op de Brightlands Chemelot Campus met Zoho One bedrijven, studenten, onderwijs en events in één omgeving samenbrengt.
Chill verbindt onderwijs en bedrijfsleven in Limburg. Dat betekent elke dag schakelen tussen bedrijven, studenten, docenten, partners en subsidieprojecten. In deze Zoho Case Study Chill lees je hoe Mobile XL Chill helpt om al die relaties, aanmeldingen en evenementen te organiseren in Zoho One. Geen eenmalig project, maar een samenwerking die stap voor stap meegroeit met de ambities van Chill.
De uitdaging
De kracht van Chill is het netwerk. Tegelijk maakt juist dat netwerk het werk complex. Wie bedrijven, studenten, onderwijs en subsidiepartners met elkaar verbindt, beheert al snel honderden contactmomenten per jaar.
4
Fases: Zoho CRM, Zoho Forms en Zoho Backstage staan, de koppeling met Exact Online is de volgende stap.
45+
Apps in Zoho One, zodat Chill kan uitbreiden zonder telkens een nieuw pakket te kiezen.
3
Onderdelen zijn voor Chill vooral bepalend, met een vierde in voorbereiding.
1
Suite met één gebruikersbeheer, één database en apps die standaard met elkaar praten.
In het kort: wat je in deze case leest
Chill werkt met veel verschillende doelgroepen tegelijk. Bedrijven sluiten zich aan bij de community, studenten werken in de innovatielabs, onderwijsinstellingen leveren talent en partners doen mee in subsidieprojecten. Zonder centraal systeem raakt die informatie verspreid over mailboxen, spreadsheets en losse aanmeldformulieren. Dat kost tijd en maakt het lastig om overzicht te houden.
Met Zoho One kreeg Chill één platform waarin relatiebeheer, formulieren en evenementen met elkaar samenwerken. Mobile XL zorgde voor de inrichting, de koppelingen en de begeleiding. Omdat Zoho One meer dan 45 apps bevat, kan Chill uitbreiden zonder telkens een nieuw pakket te kiezen.
De belangrijkste lessen uit deze samenwerking:
- Eén bron van waarheid voor bedrijven, studenten en partners maakt de community beter bestuurbaar.
- Formulieren en events die direct in het CRM landen, besparen handwerk en voorkomen dubbele gegevens.
- Implementeren als continu proces werkt beter dan één grote oplevering, zeker voor een organisatie die snel groeit.
- Een partner dichtbij, met korte lijnen, maakt het verschil wanneer je wilt blijven verbeteren.
Over Chill: talentontwikkeling op de Brightlands Chemelot Campus
Chill is gevestigd aan de Urmonderbaan in Geleen, op de Brightlands Chemelot Campus. Vanuit die plek faciliteert Chill de ontwikkeling van talent voor een duurzame wereld in chemie, materialen en biotech. Dat doet Chill door onderwijs en bedrijfsleven soepel met elkaar te laten samenwerken. Het motto vat de missie goed samen: empowering tomorrow's talent.
In de innovatielabs van Chill werken mbo-, hbo- en wo-studenten aan echte vraagstukken van het mkb en het grootbedrijf, met name rond verduurzaming. Jonge ondernemers krijgen er de ruimte om ideeën uit te werken met professionele apparatuur en begeleiding. Daarnaast richt Chill zich op een leven lang ontwikkelen, zodat ook werkenden van nu de vaardigheden van morgen opbouwen.
Chill wil de instroom in de relevante onderwijsrichtingen in Limburg verhogen en jongeren laten zien welke kansen de regio biedt. Daarvoor draait de organisatie mee in meerdere subsidieprojecten, zoals SNEL, Syschemiq, BRIMM, KIK Veridis en Tiny Houses in Limburg. Chill is bovendien B Corp-gecertificeerd, wat laat zien dat maatschappelijke impact in alles centraal staat.
Voor wie wil samenwerken op Brightlands is Chill een logisch startpunt. De organisatie brengt bedrijven, kennisinstellingen en studenten samen op een campus waar innovatie dagelijkse praktijk is.
Voor een organisatie met zoveel verbindingen is informatie de ruggengraat. Elke relatie, elke aanmelding en elk event levert gegevens op die je later wilt terugvinden. Juist daar begon de samenwerking met Mobile XL.
Veel relaties, weinig overzicht
Zonder centrale plek voor die informatie loop je tegen grenzen aan.
Hoe Mobile XL het vraagstuk heeft geanalyseerd
Mobile XL begon niet met software, maar met de werkwijze van Chill. Samen met het team brachten de consultants in kaart welke doelgroepen er zijn, welke contactmomenten er plaatsvinden en waar informatie nu blijft hangen. Zo ontstond een helder beeld van de klantreis van een bedrijf, een student en een partner.
Uit die analyse kwamen drie kernvragen naar voren. Hoe zorg je dat elke relatie op één plek staat? Hoe voorkom je dat aanmeldingen handwerk opleveren? En hoe maak je de impact van Chill zichtbaar voor partners en subsidieverstrekkers?
Bij het beantwoorden van die vragen keek Mobile XL ook vooruit. Chill wilde een platform dat kan meegroeien zonder dat er na een jaar opnieuw gekozen moet worden. Daarom viel de keuze niet op losse tools, maar op een geïntegreerde suite. De ervaring van Mobile XL met Zoho in Limburg en bij organisaties met meerdere doelgroepen hielp om snel de juiste inrichting te bepalen.
Een bijkomend voordeel was de nabijheid. Chill en Mobile XL zitten allebei in Zuid-Limburg, waardoor overleg op locatie eenvoudig is. Samenwerken op Brightlands betekent voor Mobile XL ook: even binnenlopen, meekijken met het team en direct schakelen wanneer er iets moet veranderen.
De oplossing: Zoho One als centraal platform voor Chill
Zoho One sluit aan op de manier waarop Chill werkt. Het is één suite met één gebruikersbeheer, één database en apps die standaard met elkaar praten. Je hoeft dus geen losse systemen aan elkaar te knopen. Voor Chill zijn vooral drie onderdelen bepalend, met een vierde in voorbereiding.
Waarom deze combinatie past
De kracht zit in de samenhang. Een bedrijf dat zich via Forms aanmeldt, staat direct in het CRM, ontvangt een uitnodiging via Backstage en wordt straks ook in Exact Online herkend. Alle informatie over die relatie blijft op één plek. Bovendien kan Chill later eenvoudig andere apps uit Zoho One inzetten, zoals Zoho Campaigns of Zoho Analytics, zonder nieuw contract of nieuwe licentiestructuur.
Implementatie: een continu proces van bouwen en verbeteren
Bij Chill koos Mobile XL bewust niet voor één grote oplevering. De implementatie is een doorlopend traject waarin het platform stap voor stap wordt uitgebreid. Zo kan het team direct werken met wat er staat, terwijl er op de achtergrond verder wordt gebouwd.
-
Fase 1: fundament in Zoho CRM
De eerste stap was het inrichten van Zoho CRM. Mobile XL zette de structuur op voor bedrijven, contactpersonen, studenten en partners. Bestaande gegevens uit spreadsheets en mailboxen zijn opgeschoond en overgezet, zodat het team vanaf dag één met een betrouwbare dataset werkte.
-
Fase 2: aanmeldingen automatiseren met Zoho Forms
Daarna volgden de formulieren. Elke aanmelding voor de community of een programma loopt nu via Zoho Forms en komt automatisch in het CRM. Workflows zorgen voor een bevestiging aan de aanmelder en een taak voor het team.
-
Fase 3: events organiseren met Zoho Backstage
Vervolgens ging Zoho Backstage live voor de evenementen van Chill. Registraties, deelnemerslijsten en communicatie lopen nu via één omgeving. Na afloop is de deelname direct terug te zien bij de relatie.
-
Fase 4: koppeling met Exact Online
De koppeling tussen Zoho One en Exact Online staat als volgende stap gepland. Daarmee wordt ook de financiële kant onderdeel van het geheel.
Werken met korte lijnen
Wat deze implementatie bijzonder maakt, is de manier van samenwerken. Mobile XL fungeert als vast aanspreekpunt voor alle Zoho-apps die Chill gebruikt. Komt er een nieuwe wens, dan wordt die snel besproken en opgepakt. Gebruikers krijgen training op het moment dat een nieuw onderdeel live gaat, zodat de adoptie in het team hoog blijft.
Door onze korte lijnen en uitgebreide specialisaties kunnen we Chill ondersteunen met alle Zoho Apps, of het nu gaat om CRM, Forms of Backstage.
Resultaten van de Zoho Case Study Chill
De overstap naar Zoho One heeft de manier van werken bij Chill zichtbaar veranderd. Waar informatie eerst verspreid lag, werkt het team nu vanuit één omgeving. Dat levert tijd op, maar vooral overzicht en grip op de groei.
Wil jij ook je processen automatiseren en data optimaliseren?
Herken je jezelf in het verhaal van Chill? Werk je met veel relaties, losse formulieren of events die niet aansluiten op je klantgegevens? Dan helpt Mobile XL je graag verder. Als specialist in Zoho in Limburg en de rest van Nederland en Vlaanderen kijken we samen met jou naar je processen en bouwen we een oplossing die bij jouw organisatie past.
Of je nu net begint met Zoho of al jaren met het platform werkt: we denken mee, richten in en blijven verbeteren.
Meer weten over Chill en hun werk op de campus? Kijk dan op chill.nu.
Veelgestelde vragen over de Zoho Case Study Chill
-
Mobile XL heeft Zoho One bij Chill ingericht als centraal platform. Daarbij zijn Zoho CRM, Zoho Forms en Zoho Backstage met elkaar verbonden, zodat relaties, aanmeldingen en events op één plek samenkomen. Mobile XL begeleidt Chill doorlopend bij uitbreidingen en verbeteringen.
-
Chill werkt met Zoho One, de complete suite van Zoho. Binnen Zoho One gebruikt Chill nu vooral Zoho CRM, Zoho Forms en Zoho Backstage. Een koppeling met Exact Online volgt als volgende stap.
-
Dat hangt af van de omvang en je wensen. Bij Chill is gekozen voor een continu proces: eerst het fundament, daarna stap voor stap uitbreiden. Zo werk je snel met de eerste onderdelen, terwijl het platform verder groeit.
-
Ja. Mobile XL zet gegevens uit spreadsheets, mailboxen of andere systemen over naar Zoho. Voor de migratie schonen we de data op, zodat je start met een betrouwbare en complete dataset.
-
Zeker. Zoho One is betaalbaar, flexibel en schaalt mee met je organisatie. Je begint met de apps die je nu nodig hebt en voegt later eenvoudig onderdelen toe, zonder een nieuw systeem te kiezen.
-
Zoho One laat zich koppelen aan veel andere pakketten, zoals Exact Online, websites, e-mail en boekhoudsoftware. Mobile XL bouwt die koppelingen zo dat gegevens automatisch en betrouwbaar tussen systemen worden uitgewisseld.
-
Ja. Net als bij Chill blijft Mobile XL na de livegang je vaste aanspreekpunt. Je kunt rekenen op support, training en doorontwikkeling, met korte lijnen en een team dat jouw organisatie kent.
Benieuwd wat Zoho One voor jou kan betekenen?
Plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek en ontdek wat er mogelijk is.