Zoho Desk RPA integratie: zo stuurt Chubb Fire & Security de servicedesk vanuit één scherm
Een klant belt met een storing aan zijn brandmeldinstallatie. Vroeger begon de servicemedewerker dan aan een zoektocht door vijf verschillende systemen. Nu staat alles in Zoho Desk, en opent één klik het klantrecord in elke beheerapplicatie. Dat scheelt zo'n 20 minuten per ticket.
De uitdaging
Bij elke vraag van een klant moest de serviceafdeling in vijf systemen zoeken. Klantgegevens stonden in het ERP. Technische informatie over de installatie stond in een van de beheerapplicaties. En de historie van eerdere meldingen stond weer ergens anders.
Dat kostte tijd bij elk ticket. Een servicemedewerker moest inloggen, zoeken, kopiëren en vergelijken voordat hij de klant echt kon helpen. Bij een organisatie met zoveel klanten en installaties tikt dat hard aan.
20 min
Tijdwinst per ticket, doordat één klik het klantrecord in elke beheerapplicatie opent.
1 scherm
De servicedesk werkt vanuit Zoho Desk in plaats van vijf losse systemen.
8 mnd
Van februari tot oktober 2026, opgebouwd in vier bouwstenen.
100.000+
Bedrijven in de Benelux vertrouwen op Chubb voor hun beveiliging.
Van vijf systemen naar één scherm
Mobile XL is een Nederlandse partner voor digitale transformatie. We helpen organisaties in Nederland en Vlaanderen met Zoho, procesautomatisering en low-code oplossingen. Voor Chubb Fire & Security bouwden we een Zoho Desk RPA integratie die de servicedesk verbindt met het ERP, de beheerapplicaties, de telefonie en een eigen QR-applicatie.
In deze klantcase lees je hoe die oplossing werkt. Je ziet hoe monteurs nieuwe installaties aanmelden met een QR-code, hoe klanten met diezelfde QR-code een storing melden en hoe RPA de servicemedewerker het zoekwerk uit handen neemt.
Over Chubb Fire & Security
Chubb Fire & Security is al meer dan 200 jaar specialist in beveiliging. In de Benelux vertrouwen ruim 100.000 bedrijven op Chubb voor brandbeveiliging, inbraakbeveiliging, camerabeveiliging, toegangscontrole en alarmcentralediensten.
De klanten zijn divers: van MKB en retail tot datacentra, zorginstellingen, financiële instellingen en kritische infrastructuur. Wereldwijd werkt Chubb met ongeveer 12.000 medewerkers vanuit meer dan 200 vestigingen.
Voor een organisatie van deze omvang is service een kernproces. Er staan ontelbaar veel installaties bij klanten, die onderhouden moeten worden en bij een storing snel weer moeten werken. Elke minuut die een servicemedewerker kwijt is aan zoeken, gaat ten koste van de klant.
Acht maanden, vier bouwstenen
Het project liep van februari tot oktober 2026. We hebben het in vier stappen opgebouwd.
Het vinden van de juiste RPA-oplossing kostte extra tijd. De beheerapplicaties van Chubb stellen bijzondere eisen aan automatisering. Door snel te schakelen hebben we dat relatief vlot opgelost, en met Collabotics een oplossing gevonden die past.
-
Zoho Desk
De centrale serviceomgeving voor alle klantvragen en storingen.
-
De QR-applicatie
Op Zoho Catalyst, voor het aanmelden van installaties en het melden van storingen.
-
De RPA-oplossing
Met Collabotics, die vanuit Zoho Desk de beheerapplicaties en de telefonie aanstuurt.
-
De ERP-koppeling
Via SFTP, waarmee tickets en installatiegegevens tussen Zoho Desk en het ERP worden uitgewisseld.
Vijf systemen per klantvraag
Doelstelling: alle data gesynchroniseerd en actueel
De kern van de opdracht was helder. Alle data moest tussen de applicaties worden gesynchroniseerd en altijd actueel zijn. Daaruit volgden de concrete doelen.
| Onderdeel | Doelstelling |
|---|---|
| Servicedesk | Eén centrale omgeving in Zoho Desk in plaats van vijf systemen |
| Installaties | Elk apparaat of elke installatie eenduidig herkenbaar via een eigen QR-code |
| Storingen | Klanten melden een storing in seconden door een QR-code te scannen |
| Beheerapplicaties | Met één klik vanuit Zoho Desk het klantrecord openen in elke applicatie |
| Telefonie | Met één klik de klant terugbellen vanuit Zoho Desk |
| ERP | Tickets naar het ERP en dagelijks nieuwe installatiegegevens terug naar Zoho Desk |
De oplossing: Zoho Desk als regiecentrum
In de nieuwe situatie is Zoho Desk het regiecentrum van de servicedesk. Zoho Desk stuurt alle andere systemen aan. Zoeken is niet meer nodig, want de juiste informatie komt naar de servicemedewerker toe.
Zo werken de processen in de praktijk
De oplossing ondersteunt drie processen: het aanmelden van een nieuwe installatie, het melden van een storing en het afhandelen van een ticket. In elk proces speelt Zoho Desk de hoofdrol.
-
Een nieuwe installatie aanmelden met een QR-code
- De monteur scant de QR-code op de nieuwe installatie met de QR-app op zijn telefoon of laptop.
- De QR-code wordt vastgelegd in Zoho Desk.
- De monteur belt de supportafdeling.
- De servicemedewerker koppelt in Zoho Desk het project aan de QR-code.
- De servicemedewerker voegt de exacte locatie toe: het gebouw, de verdieping en de kamer waar de apparatuur staat.
- Alle informatie wordt teruggekoppeld aan het ERP-systeem.
Vanaf dat moment is de installatie eenduidig herkenbaar. Iedereen die de QR-code scant, komt bij precies dit apparaat op precies deze plek uit.
-
QR-code storing melden door de klant
- De klant scant de QR-code op het apparaat met zijn mobiele telefoon.
- De klant vult zijn mobiele nummer in.
- Er komt direct een melding binnen in Zoho Desk, gekoppeld aan de juiste installatie, klant en locatie.
- De servicemedewerker belt de klant terug op het opgegeven nummer.
De klant hoeft dus niet uit te leggen om welk apparaat het gaat of waar het staat. Dat weet Chubb al op het moment dat de melding binnenkomt.
-
Een ticket afhandelen met één klik
- De servicemedewerker opent het ticket in Zoho Desk en ziet de klant, de installatie en de locatie.
- Met één klik opent Collabotics RPA het klantrecord in de beheerapplicaties, zoals AJAX en ATS.
- Met nog een klik belt Collabotics de klant terug via de VoIP-omgeving.
- Het ticket gaat via de ERP-koppeling naar het ERP-systeem.
Het zoeken in vijf systemen is daarmee verleden tijd. Dat levert zo'n 20 minuten tijdwinst op per ticket.
Zoho Desk ERP koppeling via SFTP
De integratie met het ERP-systeem loopt via SFTP-servers. De uitwisseling werkt in twee richtingen.
Ieder ticket uit Zoho Desk gaat naar het ERP-systeem. Andersom wordt Zoho Desk dagelijks voorzien van alle data van nieuwe installaties. Alle klant- en systeeminformatie komt zo vanuit het ERP in Zoho Desk terecht. De integratie loopt via het integratieplatform van Mobile XL op Zoho Catalyst.
RPA koppeling met Collabotics
Niet elke beheerapplicatie heeft een moderne API. Juist daar komt RPA van pas. Collabotics voert vanuit Zoho Desk de handelingen uit die een servicemedewerker anders zelf zou doen: inloggen, zoeken en het juiste klantrecord openen.
De beheerapplicaties van Chubb stellen speciale eisen. Daarom hebben we de keuze voor de RPA-oplossing zorgvuldig gemaakt. Met Collabotics hebben we een oplossing gevonden die betrouwbaar samenwerkt met applicaties als AJAX en ATS, en ook met de VoIP-omgeving.
Resultaten van de Zoho Desk RPA integratie
Na acht maanden werkt de servicedesk van Chubb vanuit één omgeving. Dit zijn de belangrijkste uitkomsten.
-
Eén omgeving
De servicedesk werkt vanuit Zoho Desk in plaats van vijf losse systemen.
-
20 minuten per ticket
Met één klik opent het klantrecord in de beheerapplicaties, wat zo'n 20 minuten per ticket bespaart.
-
Terugbellen met één klik
Met één klik bel je de klant terug via de VoIP-omgeving.
-
Elke installatie herkenbaar
Elk apparaat en elke installatie is via een eigen QR-code eenduidig herkenbaar, inclusief exacte locatie.
-
Storing melden met een scan
Klanten melden een storing door een QR-code te scannen en hun mobiele nummer in te vullen.
-
Gekoppeld aan het ERP
Tickets gaan naar het ERP en Zoho Desk ontvangt dagelijks de data van nieuwe installaties.
Wat dit betekent voor Chubb en haar klanten
De tijdwinst van 20 minuten per ticket is het meest zichtbare resultaat. Die tijd gaat nu naar het helpen van de klant in plaats van naar zoeken. Bij een groot aantal tickets loopt dat op tot een flinke capaciteitswinst voor de servicedesk.
Daarnaast is de kwaliteit van de service verbeterd. Omdat de QR-code de installatie, de klant en de exacte locatie koppelt, weet de servicedesk direct waar het om gaat. Dat voorkomt misverstanden en maakt de afhandeling sneller en nauwkeuriger.
Ook voor de klant is het eenvoudiger geworden. Scannen, nummer invullen, klaar. Geen formulieren, geen uitleg over welk apparaat het is. Dat verlaagt de drempel om een storing direct te melden, en dat is precies wat je wilt bij brand- en beveiligingsinstallaties.
Tot slot is de data overal actueel. Het ERP en Zoho Desk zijn met elkaar gesynchroniseerd, zodat iedereen met dezelfde informatie werkt.
Wil jij ook je servicemanagement automatiseren?
Werkt je servicedesk ook met meerdere systemen tegelijk? Met een slimme Zoho Desk integratie breng je alles samen in één scherm. Of het nu gaat om een ERP-koppeling, RPA of een eigen app op Zoho Catalyst: Mobile XL helpt je van analyse tot livegang. Bekijk ook hoe we CAST en Friesland IT hielpen met procesautomatisering.
Veelgestelde vragen over de Zoho Desk RPA integratie
-
Een Zoho Desk integratie verbindt je servicedesk met andere systemen, zoals een ERP, beheerapplicaties of telefonie. Daardoor werk je vanuit één scherm en hoef je niet meer in losse systemen te zoeken.
-
De klant scant de QR-code op het apparaat en vult zijn mobiele nummer in. Er komt direct een melding in Zoho Desk, gekoppeld aan de juiste installatie en locatie. De servicedesk belt de klant daarna terug.
-
Ja. De QR-applicatie draait op Zoho Catalyst en werkt op mobiele apparaten én op laptops. Monteurs en klanten gebruiken dus dezelfde app, elk voor hun eigen doel.
-
Nee. De klant scant de QR-code en vult alleen zijn mobiele nummer in. Omdat de QR-code al aan de installatie, klant en locatie is gekoppeld, is verder geen informatie nodig.
-
De monteur scant de QR-code, die wordt vastgelegd in Zoho Desk. Daarna koppelt de servicemedewerker het project aan de QR-code en voegt de exacte locatie toe, zoals gebouw, verdieping en kamer. Die informatie gaat ook naar het ERP.
-
Ja. Bij Chubb loopt de Zoho Desk ERP koppeling via SFTP-servers. Tickets gaan naar het ERP en Zoho Desk ontvangt dagelijks de gegevens van nieuwe installaties.
-
RPA staat voor robotic process automation. Software voert dan handelingen uit die een medewerker anders zelf zou doen, zoals inloggen en zoeken in een applicatie. Vanuit Zoho Desk opent Collabotics RPA met één klik het klantrecord in de beheerapplicaties.
-
Zonder RPA moest een servicemedewerker bij elke vraag in vijf systemen zoeken. Met de RPA koppeling opent één klik het juiste klantrecord in elke applicatie. Het zoekwerk valt weg, en dat scheelt zo'n 20 minuten per ticket.
-
Ja. Collabotics is gekoppeld aan de VoIP-omgeving van Chubb. Vanuit het ticket in Zoho Desk bel je de klant met één klik terug.
-
De QR-applicatie en het integratieplatform draaien op Zoho Catalyst. Daardoor vallen hosting, beveiliging en AVG-waarborgen binnen de Zoho-infrastructuur. De uitwisseling met het ERP loopt via beveiligde SFTP-verbindingen.