Zoho Desk Navision koppeling: zo krijgt Alphatron Marine werkorders met één klik in de servicedesk
Een schip ligt in de haven en de radar moet worden nagekeken. In Navision staat de werkorder klaar, met het schip, de apparatuur, de werkzaamheden en de engineer. De servicedesk wil die informatie in het ticket hebben. Vroeger betekende dat overtypen. Nu is het één klik.
De uitdaging
Voordat Zoho Desk er was, werkte de servicedesk van Alphatron Marine vanuit e-mailboxen. Serviceverzoeken kwamen binnen per mail en werden ook per mail afgehandeld. Een centraal overzicht van lopende vragen en klussen ontbrak.
Daar kwam bij dat de werkorders in Microsoft Dynamics NAV stonden. Voor iedere werkorder moest de servicedesk de gegevens handmatig overtypen. Klant, schip, apparatuur, werkzaamheden, planning en engineer: alles werd met de hand overgenomen.
1 klik
Om een complete werkorder uit Navision in Zoho Desk te zetten, zonder overtypen.
2
Manieren om bij te werken met de widget: een volledige synchronisatie of alleen de engineer.
24/7
Wereldwijde service van Alphatron Marine: ondersteuning, onderhoud, reparaties en klassekeuringen.
Van overtypen naar één klik
Mobile XL is een Nederlandse partner voor digitale transformatie. We helpen organisaties in Nederland en Vlaanderen met Zoho, procesautomatisering en low-code oplossingen. Voor Alphatron Marine bouwden we een Zoho Desk Navision koppeling die werkorders uit Microsoft Dynamics NAV direct in Zoho Desk zet. Met een speciaal ontwikkelde widget houd je die werkorders daarna ook actueel.
In deze klantcase lees je hoe de koppeling werkt, wat de widget doet en hoe de servicedesk van Alphatron Marine daar dagelijks van profiteert.
Over Alphatron Marine
Alphatron Marine is een wereldwijd toonaangevende leverancier van geïntegreerde brugsystemen voor de scheepvaart. Het bedrijf levert navigatie- en communicatieapparatuur, automatisering, veiligheidssystemen en sensoren. Alphatron Marine is onderdeel van JRC.
Het hoofdkantoor staat in Rotterdam. Daarnaast heeft Alphatron Marine vestigingen in onder meer Duitsland, België, Frankrijk, Spanje, Polen, Singapore, Maleisië, Zuid-Korea en de Verenigde Staten. De klanten zitten in de diepzeevaart, offshore, binnenvaart, jachtbouw, visserij en cruisevaart.
Service is een belangrijk deel van het werk. Alphatron Marine biedt wereldwijd 24/7 ondersteuning, onderhoud, reparaties en klassekeuringen. Elke serviceklus begint met een werkorder, en elke werkorder moet snel en goed bij de juiste mensen terechtkomen.
Projectachtergrond: integratie als onderdeel van een groter traject
De Zoho Desk Navision koppeling is een onderdeel van een groter digitaliseringsproject bij Alphatron Marine. In deze fase hebben we ons gericht op Zoho Desk en de koppeling met Microsoft Dynamics NAV, beter bekend als Navision.
De koppeling zelf is in januari 2026 opgeleverd. In oktober 2026 hebben we daar een widget aan toegevoegd, waarmee werkorders ook na de eerste synchronisatie actueel blijven. Op dit moment gebruikt de serviceafdeling in Rotterdam de oplossing. Het doel is om dit in de toekomst wereldwijd in te zetten, met meerdere Navision-omgevingen gekoppeld.
Mailboxen en handmatig overtypen
Doelstelling: snel en eenvoudig de juiste informatie
Het belangrijkste doel was om de nadelen van Navision voor de servicedesk weg te nemen. Servicemedewerkers moesten snel en eenvoudig de juiste informatie krijgen, op de plek waar ze werken: in Zoho Desk.
| Onderdeel | Doelstelling |
|---|---|
| Servicedesk | Van e-mailboxen naar een centrale omgeving in Zoho Desk |
| Werkorders | Werkordergegevens uit Navision met één handeling in Zoho Desk |
| Actualiteit | Wijzigingen in Navision eenvoudig bijwerken in Zoho Desk |
| Betrouwbaarheid | Geen overschrijving van gegevens als een werkorder een bepaalde fase heeft bereikt |
De oplossing: Zoho Desk met custom modules, een koppeling en een widget
De oplossing bestaat uit drie onderdelen die samen een sluitend geheel vormen.
Zo werkt de Zoho Desk Navision koppeling in de praktijk
De koppeling ondersteunt twee momenten: het eerste ophalen van een werkorder en het bijwerken ervan als er in Navision iets verandert.
-
Een werkorder ophalen uit Navision
- Een serviceverzoek komt binnen en wordt een ticket in Zoho Desk.
- De servicemedewerker zet het werkordernummer uit Navision in het ticket.
- De medewerker drukt op de knop in het ticket.
- Het integratieplatform op Zoho Catalyst haalt de werkorder via de API op uit Navision.
- Alle gegevens komen in de custom modules in Zoho Desk terecht: klant, schip, apparatuur en serienummer, werkzaamheden, planning, engineer en status.
Met één handeling staat de complete werkorder in Zoho Desk. Overtypen is niet meer nodig.
-
Werkorders synchroniseren met de widget
Na de eerste synchronisatie kan er in Navision nog van alles veranderen. Een andere engineer wordt ingepland, de werkzaamheden worden aangepast of de planning schuift op. Met de widget haal je die wijzigingen eenvoudig binnen.
- De medewerker opent het ticket, de werkorder of de job in Zoho Desk.
- In de widget rechts in het scherm klikt hij op de sync-knop.
- Hij kiest tussen een volledige synchronisatie of alleen het bijwerken van de aangewezen engineer.
- De widget haalt de actuele gegevens uit Navision op en werkt Zoho Desk bij.
-
Bescherming per fase
Niet elke wijziging is in elke fase gewenst. Het bijwerken van de engineer mag alleen tot een bepaalde fase van de werkorder. Is die fase eenmaal bereikt, dan blokkeert de widget de synchronisatie. Zo voorkom je dat gegevens worden overschreven terwijl de klus al in uitvoering of afgerond is.
Microsoft Dynamics NAV integratie via API
Navision is de enige externe applicatie in deze fase van het project. De Microsoft Dynamics NAV integratie loopt via de API van de cloudomgeving van Navision. Het integratieplatform van Mobile XL op Zoho Catalyst regelt de communicatie, de vertaling van de gegevens naar de custom modules in Zoho Desk en de logica achter de widget.
Op dit moment loopt de koppeling in één richting: van Navision naar Zoho Desk. Navision blijft daarmee de bron voor werkorders. In een volgende stap wordt de koppeling tweezijdig, zodat ook informatie uit Zoho Desk terug kan naar Navision.
Het platform is ook voorbereid op groei. Alphatron Marine wil de oplossing in de toekomst wereldwijd gebruiken, met meerdere Navision-omgevingen gekoppeld aan Zoho Desk.
Resultaten van de Zoho Desk Navision koppeling
De servicedesk van Alphatron Marine in Rotterdam werkt nu vanuit Zoho Desk in plaats van vanuit e-mailboxen. Dit zijn de belangrijkste uitkomsten.
-
Eén klik, geen overtypen
Werkorders uit Navision staan met één klik in Zoho Desk, zonder overtypen.
-
Alle gegevens komen mee
Alle relevante gegevens komen mee: klant, schip, apparatuur, werkzaamheden, planning, engineer en status.
-
Bijwerken met de widget
Met de widget werk je een werkorder bij als er in Navision iets is veranderd.
-
Volledig of alleen de engineer
Je kiest tussen een volledige synchronisatie of alleen het bijwerken van de engineer.
-
Beschermd tegen overschrijven
De widget beschermt werkorders tegen overschrijven zodra een bepaalde fase is bereikt.
-
Klaar voor de volgende stap
De koppeling is klaar om tweezijdig te worden en om meerdere Navision-omgevingen te ondersteunen.
Wat dit betekent voor de servicedesk van Alphatron Marine
De tijdwinst is aanzienlijk. Het handmatig overtypen van werkorders is volledig verdwenen. Servicemedewerkers besteden hun tijd aan het helpen van klanten en het coördineren van engineers, niet aan het kopiëren van gegevens.
Ook de kwaliteit is omhooggegaan. Omdat de gegevens rechtstreeks uit Navision komen, zijn ze altijd juist. En met de widget blijven ze actueel, ook als de planning of de engineer verandert.
Tot slot biedt de oplossing een stevige basis voor de toekomst. Alphatron Marine werkt wereldwijd, met vestigingen van Rotterdam tot Singapore en Houston. De koppeling is zo opgezet dat andere vestigingen en Navision-omgevingen eenvoudig kunnen aansluiten. Zo groeit de Zoho Desk integratie mee met de organisatie.
Wil jij ook Zoho Desk koppelen aan Navision?
Werkt je servicedesk met Microsoft Dynamics NAV en worden gegevens nog handmatig overgenomen? Met een Zoho Desk integratie haal je werkorders met één klik binnen en houd je ze actueel. Mobile XL helpt je van analyse tot livegang, met koppelingen, widgets en complete procesautomatisering. Bekijk ook hoe we de servicedesk van Chubb Fire & Security met RPA verbonden.
Veelgestelde vragen over de Zoho Desk Navision koppeling
-
Ja. Mobile XL koppelt Zoho Desk aan Navision via een eigen integratieplatform op Zoho Catalyst. Dat platform communiceert via de API met Navision en zet de gegevens in Zoho Desk.
-
Bij Alphatron Marine komen onder meer de klant, het schip, de apparatuur en het serienummer, de werkzaamheden, de planning, de engineer en de status mee. Welke gegevens je meeneemt, stemmen we per project af.
-
De servicemedewerker zet het werkordernummer in het ticket en drukt op een knop. Het integratieplatform haalt de werkorder dan op uit Navision en vult de custom modules in Zoho Desk.
-
De widget staat rechts in het scherm bij het ticket, de werkorder of de job. Met een sync-knop haal je wijzigingen uit Navision binnen. Je kiest tussen een volledige synchronisatie of alleen het bijwerken van de engineer.
-
Dan werk je de werkorder in Zoho Desk bij via de widget. Het bijwerken van de engineer kan tot een bepaalde fase. Daarna blokkeert de widget de synchronisatie, zodat gegevens van een lopende of afgeronde klus niet worden overschreven.
-
Bij Alphatron Marine draait Navision in de cloud en loopt de koppeling via de API. Of een on-premise omgeving gekoppeld kan worden, hangt af van hoe die bereikbaar is. Dat bekijken we per situatie.
-
Op dit moment loopt de koppeling bij Alphatron Marine van Navision naar Zoho Desk. Een tweezijdige koppeling staat gepland, zodat ook informatie uit Zoho Desk terug kan naar Navision.
-
Business Central is de opvolger van Navision en werkt ook met API's. Het principe van de koppeling is daardoor goed toepasbaar. Welke aanpassingen nodig zijn, bekijken we per project.
-
Het integratieplatform draait op Zoho Catalyst. Daardoor vallen hosting, beveiliging en AVG-waarborgen binnen de Zoho-infrastructuur. De verbinding met Navision loopt via de beveiligde API.
-
Dat hangt af van het aantal gegevens, modules en wensen, zoals een widget of een tweezijdige koppeling. In een eerste gesprek geven we je een realistische planning.