Zoho Books SnelStart koppeling: zo regelt Friesland IT verkoop, service en facturatie in één proces
Een klant bestelt een nieuwe router. Die wordt ingekocht, geleverd, geïnstalleerd door een monteur en valt daarna onder een servicecontract. Elke stap levert werk op, en aan het einde moet er gefactureerd worden. Bij Friesland IT loopt dat hele traject nu door één samenhangend Zoho-landschap, met een Zoho Books SnelStart koppeling als sluitstuk.
De uitdaging
Friesland IT werkte met een groot aantal losse tools. Een deel daarvan zou in de nabije toekomst niet meer worden ondersteund. Wachten was dus geen optie.
Daarnaast zat er veel handmatig werk in het administreren van alle activiteiten. Verkoop, implementatie, service en facturatie waren aparte werelden. Gegevens werden overgenomen van het ene naar het andere systeem, met alle kans op fouten en vergeten facturen.
6
Zoho-apps in één doorlopend proces: CRM, Desk, Assist, Inventory, FSM en Books.
1 jaar
Circa één jaar voor de volledige procesimplementatie, inclusief de koppeling met SnelStart.
3
Soorten facturen (hardware, servicewerk en abonnementen) via één koppeling naar SnelStart.
Direct
Iedere nieuwe factuur gaat direct naar SnelStart, zonder nachtelijke synchronisatie.
Van offerte tot werkbon tot factuur, in één doorlopende lijn
Mobile XL is een Nederlandse partner voor digitale transformatie. We helpen MKB-organisaties in Nederland en Vlaanderen met Zoho, procesautomatisering en low-code oplossingen. Bij Friesland IT hebben we niet één proces aangepakt, maar de complete keten van verkoop tot facturatie.
In deze klantcase lees je hoe we dat hebben aangepakt. Je ziet welke Zoho-apps we hebben ingezet, hoe ze met elkaar samenwerken en hoe de SnelStart integratie ervoor zorgt dat facturen zonder handwerk in de boekhouding komen.
Over Friesland IT: ICT voor het MKB en daarbuiten
Friesland IT is een ICT-dienstverlener uit Dronrijp. Het bedrijf levert ICT aan het MKB, maar ook aan de scheepvaart, de energietransitie, campings, het basisonderwijs en de retail.
De diensten zijn breed. Friesland IT verzorgt systeembeheer, waaronder Microsoft 365, online security en back-ups. Daarnaast levert het bedrijf print- en scanoplossingen, telefonie en zakelijk internet.
Die variatie zie je terug in de administratie. Er wordt hardware geleverd en geïnstalleerd, er lopen servicecontracten en abonnementen, en monteurs voeren werk uit op locatie. Al die activiteiten moeten uiteindelijk goed worden vastgelegd en gefactureerd.
Projectachtergrond: een volledige procesimplementatie
Dit was een totaalproject van circa één jaar. Mobile XL heeft de gehele procesimplementatie verzorgd, inclusief de integratie met SnelStart. We hebben daarvoor zes Zoho-apps ingezet: Zoho CRM, Zoho Desk, Zoho Assist, Zoho Inventory, Zoho FSM en Zoho Books.
Het project groeide gaandeweg. We begonnen met het verkoopproces en de koppeling met SnelStart. Al snel bleek dat support en magazijnbeheer daar nauw mee verbonden waren. Die processen zijn toegevoegd, net als de planning en uitvoering van het werk door de monteurs.
Losse tools en veel handmatig werk
Doelstellingen: een scope die meegroeide
De oorspronkelijke doelstelling was helder: het verkoopproces eenvoudiger managen en koppelen aan SnelStart. Tijdens het project werd duidelijk dat support en warehousemanagement daar onlosmakelijk mee verbonden zijn. Ook de werkzaamheden van de monteurs hoorden erbij.
| Onderdeel | Doelstelling |
|---|---|
| Verkoop | Verkooporders centraal beheren in Zoho CRM, met inzicht in de status inclusief inkoop |
| Inkoop en magazijn | Inkoop en serienummers beheren in Zoho Inventory |
| Support | Tickets koppelen aan geïnstalleerde apparatuur en servicecontracten |
| Buitendienst | Werkbonnen plannen en verdelen over monteurs en hun agenda's |
| Facturatie | Eenmalige en terugkerende facturen automatisch via Zoho Books naar SnelStart |
Die uitbreiding was een flinke uitdaging. Het eindresultaat is wel een stuk sterker: één doorlopend proces in plaats van losse eilanden.
De oplossing: zes Zoho-apps die samenwerken
Elke Zoho-app heeft een duidelijke rol in het proces. Samen vormen ze een keten waarin gegevens één keer worden ingevoerd en daarna automatisch doorstromen.
De oplossing is volledig door Mobile XL ontworpen en gebouwd. Het Zoho-team is niet betrokken geweest bij de realisatie.
Zo werkt het proces van verkoop tot SnelStart
Het proces volgt de klantreis. Elke stap bouwt voort op de vorige, zodat niemand gegevens opnieuw hoeft in te voeren. Zo ziet een typische levering met installatie en servicecontract eruit.
-
Verkooporder vastleggen
Een verkoper legt de verkooporder vast in Zoho CRM, eventueel inclusief een servicecontract.
-
Servicecontract registreren
Het servicecontract wordt automatisch geregistreerd in Zoho CRM en Zoho Desk.
-
Hardware inkopen
De benodigde hardware wordt ingekocht via Zoho Inventory. In Zoho CRM zie je de status van die inkoop.
-
Serienummers vastleggen
Bij levering registreert Zoho Inventory de serienummers. Elk apparaat wordt een asset in Zoho CRM en Zoho Desk.
-
Werkbon inplannen
Zoho Desk en Zoho CRM sturen Zoho FSM aan, waar de werkbon wordt ingepland bij een monteur.
-
Terugkoppeling wordt factuur
De monteur rondt het werk af en geeft feedback. Die terugkoppeling wordt automatisch een factuur in Zoho Books.
-
Terugkerende facturen
Zoho Books maakt naast eenmalige facturen ook de terugkerende facturen voor abonnementen.
-
Direct door naar SnelStart
Het integratieplatform zet elke factuur direct door naar SnelStart.
Third-party integratie: de SnelStart koppeling
SnelStart is de enige externe applicatie in dit project. De Zoho Books SnelStart koppeling loopt via het door Mobile XL gemaakte integratieplatform. Het platform draait op Zoho Catalyst. Daardoor vallen beveiliging, hosting en AVG-waarborgen binnen de Zoho-infrastructuur.
Voor de verbinding met SnelStart gebruiken we de officiële API van SnelStart. Samen met de facturen gaan ook de relatiegegevens mee, zodat de debiteur altijd correct in de administratie staat. De producten worden gesynchroniseerd, zodat elke factuurregel in SnelStart goed wordt opgebouwd.
Realtime en met directe foutmelding
Er is geen nachtelijke synchronisatie nodig. Iedere nieuwe factuur gaat direct naar SnelStart. Gaat er iets mis, bijvoorbeeld door een ontbrekend gegeven? Dan krijgen Friesland IT en Mobile XL meteen een melding. We analyseren direct wat er aan de hand is, en meestal is de oplossing binnen enkele minuten beschikbaar.
Resultaten van de Zoho Books SnelStart koppeling
Na een jaar werkt Friesland IT met één samenhangend Zoho-landschap in plaats van een verzameling losse tools. Dit zijn de belangrijkste uitkomsten.
-
Eén doorlopend proces
Verkoop, inkoop, magazijn, support, buitendienst en facturatie lopen in één doorlopend proces.
-
Oude tools vervangen
Tools die binnenkort niet meer ondersteund zouden worden, zijn vervangen.
-
Elk apparaat een asset
Elk geïnstalleerd apparaat is een asset met serienummer, zichtbaar in Zoho CRM en Zoho Desk.
-
Contracten direct beschikbaar
Servicecontracten worden automatisch vastgelegd en zijn direct beschikbaar voor support.
-
Werkbon wordt factuur
Werkbonnen worden gepland in Zoho FSM en de terugkoppeling wordt automatisch een factuur.
-
Zonder handwerk naar SnelStart
Eenmalige, service- en terugkerende facturen gaan zonder handwerk via Zoho Books naar SnelStart.
Wat dit betekent voor de bedrijfsvoering van Friesland IT
De grootste winst zit in het wegvallen van handmatig administratief werk. Informatie wordt één keer vastgelegd en stroomt daarna door naar de volgende stap. Dat scheelt tijd bij verkoop, support, planning en administratie.
Ook de kwaliteit van de dienstverlening is omhooggegaan. Een supportmedewerker ziet direct welk apparaat een klant heeft en welk contract daarop loopt. Een monteur krijgt een werkbon met de juiste informatie. En de klant krijgt een correcte factuur, zonder vergeten werkzaamheden.
Tot slot is Friesland IT klaar voor de toekomst. Het bedrijf is niet langer afhankelijk van tools die verdwijnen. Het Zoho-platform groeit mee, en nieuwe diensten of processen voegen we eenvoudig toe aan de bestaande Zoho integratie.
Wil jij ook Zoho Books koppelen aan SnelStart?
Werk je met Zoho, maar doet je boekhouder alles in SnelStart? Dan hoef je niet te kiezen. Met een goede boekhoudkoppeling laat je beide systemen doen waar ze sterk in zijn. Mobile XL helpt je van procesanalyse tot livegang, van één koppeling tot complete procesautomatisering.
Veelgestelde vragen over de Zoho Books SnelStart koppeling
-
Ja. Mobile XL koppelt Zoho Books aan SnelStart via een eigen integratieplatform op Zoho Catalyst. Dat platform gebruikt de officiële API van SnelStart om relaties, producten en facturen over te zetten.
-
Bij Friesland IT gaan de facturen samen met de relatiegegevens naar SnelStart. Ook de producten worden gesynchroniseerd, zodat elke factuurregel goed wordt opgebouwd. Welke gegevens je meeneemt, stemmen we per project af.
-
Iedere nieuwe factuur gaat direct naar SnelStart. Een geplande synchronisatie buiten kantoortijden is niet nodig.
-
Zoho is sterk in verkoop, service en facturatie. SnelStart is vaak de vertrouwde omgeving van de boekhouder. Met een koppeling werkt iedereen in het systeem dat bij zijn rol past.
-
Tijdens de inrichting leggen we vast welke btw-codes en grootboekrekeningen in Zoho Books bij welke codes in SnelStart horen. Het integratieplatform past die mapping toe op elke factuur.
-
Ja. SnelStart blijft de financiële administratie. Je boekhouder werkt daar zoals hij gewend is, alleen komen de facturen er nu automatisch in.
-
Dan krijgen jij en Mobile XL direct een melding. We analyseren meteen wat er misging. Meestal is de oplossing binnen enkele minuten beschikbaar.
-
Ja. Zoho Books maakt de terugkerende facturen voor abonnementen automatisch aan. Het integratieplatform zet ze daarna direct door naar SnelStart, net als eenmalige facturen en servicefacturen.
-
Het integratieplatform draait op Zoho Catalyst. Daardoor vallen hosting, beveiliging en AVG-waarborgen binnen de Zoho-infrastructuur. De verbinding met SnelStart loopt via de officiële API.
-
Het principe is hetzelfde: Zoho Books levert de facturen aan en het boekhoudpakket verwerkt ze. Het verschil zit in de API en in de manier waarop elk pakket relaties, artikelen en grootboeken inricht. Ons integratieplatform ondersteunt beide.